Des solutions innovantes pour le secteur événementiel

Dès le début de la crise sanitaire, de nombreux événements ont dû être reportés voire annulés, la crise touchant durement le secteur de l’événementiel au cœur de la saison. Benoit Ramozzi, le délégué général de l’association « LEVENEMENT », estime que la baisse du chiffre d’affaires des entreprises du secteur est d’environ 80% pour l’année 2020. Cette perte est liée aux différentes restrictions gouvernementales et plus particulièrement aux confinements et aux limitations des rassemblements.

L’Union Française des Métiers de l’Événement réalise chaque année une étude qui présente les tendances chiffrées de ce marché.

D’après cette enquête, 72% des Français seraient plus enclins à participer à des événements à condition que la gestion des files d’attente soit aménagée selon les mesures sanitaires recommandées. (1)

Ces nouveaux enjeux entraînent, plus que jamais, les entreprises du secteur de l’événementiel à adopter des solutions innovantes pour gérer l’accueil des visiteurs, ainsi que les salles et lieux d’événements.

La gestion des visiteurs dans le secteur de l’événementiel

Depuis le 9 juin dernier, salons, festivals ou encore séminaires peuvent de nouveau accueillir des visiteurs. La gestion des files d’attente et des contacts physiques s’imposent alors comme un élément incontournable, en vue d’assurer les meilleures conditions sanitaires aux visiteurs.

Les nombreuses typologies d’événements impliquent autant de contraintes différentes à ne pas négliger. Les visiteurs d’un salon public, les professionnels d’un séminaire ou encore des festivaliers ne seront ainsi pas accueillis de la même manière.

On retrouve l’usage de ce type de solutions innovantes dans la gestion d’événement tels que :
• Les séminaires
• Les conférences et congrès
• Les lancements de produit
• Les team building
• Les festivals
• Les foires, les salons ou expositions
• Les événements sportifs

Par exemple, lors d’un séminaire, l’accueil des professionnels peut se réaliser de 2 manières.
La première consiste à accueillir le visiteur directement à la réception du lieu afin de procéder à son enregistrement depuis l’ordinateur de l’hôte(sse).
La deuxième permet d’accueillir le visiteur, avec ou sans équipe de réception, directement depuis une borne située à l’entrée du lieu. Les visiteurs peuvent alors procéder à l’auto-enregistrement en complète autonomie ou bien confirmer leur arrivée lorsqu’ils sont déjà munis d’une invitation avec un QRcode.

La gestion des salles d’événement chez France Galop

Si la gestion des visiteurs est l’une des préoccupations majeures des organisateurs d’événement, la gestion des salles et des lieux s’impose progressivement comme un gage d’efficacité dans la reprise de l’activité.

Chez Hamilton Apps by Safeware, nous avons la chance de compter France Galop, société organisatrice des courses nationales de plat et d’obstacle, parmi nos clients.
France Galop joue un rôle essentiel dans l’organisation des courses en France et son activité est multiple. Son rôle est :

• Encourager l’élevage pour améliorer les différentes races de chevaux de galop,
• Déterminer les allocations et les primes,
• Encourager l’entraînement,
• Veiller à la régularité de la compétition en faisant appliquer le Code des Courses
• Organiser la lutte anti-dopage.

Depuis près de 2ans, France Galop utilise Hamilton Meeting pour la gestion des salles d’événement.

Karl Salmon Foucher, Chef de Projet Exploitation & Coordination Evénementielles chez France Galop, nous livre ses constats sur l’impact de la crise sanitaire et nous fait part de ses nouveaux challenges.

« Afin de gérer nos différents espaces sur nos 5 hippodromes, nous utilisons quotidiennement l’application Hamilton Meeting. Depuis le début de la crise sanitaire, cet outil est devenu un véritable allié dans notre organisation. Cela nous a permis de gagner en visibilité, en réactivité ainsi qu’en co-activité entre les différents acteurs aussi bien internes qu’externes.

Toutes nos équipes ont rapidement adhéré au logiciel grâce à la facilité de son exploitation.

Depuis que nous utilisons Hamilton Meeting, nous avons constaté un réel progrès dans la gestion et l’anticipation de nos différents événements. »

A l’occasion de la récente reprise d’activité, les entreprises de ce secteur prennent la mesure de l’importance de ces applications.

Vous êtes professionnels de l’événementiel et vous vous interrogez sur la nécessité ou la faisabilité autour de ces solutions : contactez un de nos experts.

Source
(1) https://www.unimev.fr/wp-content/uploads/2020/12/EventDataBook_2020_doublepage_VF.pdf