Logiciel de gestion des visiteurs, réponse à vos besoins essentiels
Fini le registre des visiteurs papier !
De nombreuses entreprises ont encore des registres de visiteurs en papier à la réception. Non seulement tenir un registre des visiteurs en papier est chronophage, mais présente de nombreux inconvénients en matière de sécurité, archivage, confidentialité et RGPD, image auprès des clients et visiteurs.
L’espace d’accueil est le premier contact de l’entreprise avec les visiteurs, partenaires, invités de toute sorte. A travers l’image véhiculée à la réception, votre entreprise transmet une perception de vos valeurs. Les visiteurs vont vivre une expérience immersive des valeurs transmises par les équipes à l’accueil et l’environnement dans lequel se déroule ce premier contact important. Pour réussir vos rendez-vous avec les clients, visiteurs, candidats ou partenaires, il est important de marquer les esprits par un accueil positif, moderne, structuré.
Hamilton Apps a lancé Hamilton Visitor Starter, la solution idéale pour remplacer votre registre visiteurs papier. L’inscription des visiteurs peut se faire sur PC, tablette ou mobile. Le logiciel de gestion des visiteurs Starter est destiné aux entreprises de taille petite, moyenne et grande. Le logiciel de gestion des visiteurs aide les entreprises et organisations à mettre en place une politique d’accueil et de gestion des visiteurs. Au fur et à mesure qu’une entreprise prenne conscience de l’importance des soins à apporter aux visiteurs, elle abandonne l’enregistrement des visites papier au profit de solution de visiteurs digitalisée.
Le registre digitalisé des visiteurs Hamilton Visitor Starter est conçu pour les entreprises qui ont des besoins essentiels sur la gestion des visiteurs dès 99 € / mois.
Cette solution digitale de gestion des visiteurs aide les entreprises à
1. Fluidifier l’accueil des invités et visiteurs
Vous pouvez accueillir les visiteurs avec la présence des équipes d’accueil ou en toute autonomie avec une borne libre-service. L’outil de gestion des visites vous permet d’accueillir rapidement les visiteurs quel que soit le volume de visites journalier.
2. Sécuriser l’entrée des bâtiments et sites
L’outil vous permet d’identifier en temps réel la liste des visiteurs sur site. En cas de contrôle ou d’évacuation, vous avez le contact et la qualité de chaque invité à l’intérieur du bâtiment.
3. Moderniser l’espace de réception pour une excellente image
Les supports papiers à l’accueil du bâtiment, avec des données personnelles et confidentielles, visibles sans mot de passe, non sécurisées à l’entrée n’est pas réglementaire vis-à-vis de la confidentialité des données en plus de donner une image de désordre à l’accueil.
4. Optimiser les ressources sur plusieurs sites
Vous pouvez analyser les tableaux de bord fournis afin d’adapter en amont l’effectif à l’accueil. Il n’y aura pas de surprise, les fonctionnalités de l’outil Starter vous aident à organiser votre accueil.
Depuis la période postpandémie, les entreprises ont à cœur d’optimiser le temps passé ensemble sur site. Sur les 2 à 3 jours en présentiel, l’environnement du travail a besoin plus que jamais d’être agréable et optimisé. Cela passe par une amélioration de l’expérience collective des équipes, mais aussi par l’amélioration des outils et espaces de travail. Les tâches chronophages, sources d’erreurs peuvent être soulagées par la technologie. Ainsi, les équipes à l’accueil peuvent se concentrer sur l’essentiel qui consiste à satisfaire les clients, invités, candidats se présentant à la réception. Le logiciel de gestion des visiteurs simplifie la politique d’accueil des visiteurs. Le logiciel accompagne les entreprises de toute taille pour la gestion des visiteurs. Il s’agit d’un outil tout-en-un.
Quelles sont les fonctionnalités du logiciel de gestion des visiteurs Hamilton Visitor Starter ?
1. Pré-enregistrement et enregistrement des invités
L’outil propose 3 manières pour accueillir vos visiteurs et invités.
· Pré-enregistrement des visites individuelles et groupes
Vous pouvez pré-enregistrer vos visiteurs ou votre groupe de visiteurs. Ces derniers reçoivent par email les notifications récapitulant les informations utiles pour se rendre au rendez-vous.
· Enregistrement standard en temps réel
Vous pouvez enregistrer en temps réel vos visiteurs au moment de son arrivée à l’accueil.
· Borne libre-service pour s’auto-enregistrer
Vos visiteurs peuvent s’auto-enregistrer en 3 clics sur la borne d’accueil sans besoin d’assistance.
2. Personnaliser pour impressionner les visiteurs
Les collaborateurs résidents ou les équipes à l’accueil peuvent facilement personnaliser les fiches de visite en cliquant par exemple sur le tag VIP pour un important invité. Les équipes peuvent mentionner également l’objet de la visite ou toutes notes utiles pour rendre l’expérience de visite la plus agréable. Le résident pourra ainsi accueillir de manière personnalisée son invité en regardant simplement sa fiche de visite.
3. Statistiques sur le volume de visites et le taux de fréquentation
Grâce à son écran intuitif, le système de gestion des visiteurs Starter vous donne une visibilité sur l’activité à l’accueil, le volume d’entrées, le volume de sorties, le nombre de visites selon la période sélectionnée. Les données fournies vous permettront d’optimiser vos ressources selon les fréquentations des visiteurs. Ces données peuvent être téléchargées sous csv ou imprimées.
4. QR Code pour fluidifier l’entrée des bâtiments
Lors du pré-enregistrement de la visite, le visiteur reçoit automatiquement un email récapitulatif des informations sur la visite comme la date, l’horaire, l’adresse, l’objet de la visite et les informations pratiques pour s’y rendre. Cette notification affiche le QR code contenant les informations sur la visite que le visiteur pourra scanner sur la borne d’accueil. Le logiciel de gestion des visiteurs informe automatiquement le résident de l’arrivée du visiteur.
5. Badges modernes et créatifs
La solution de gestion des visiteurs Hamilton Visitor Starter vous offre la possibilité de créer facilement des badges d’accueil personnalisables. Impressionnez vous visiteurs grâce à vos créations.
6. Signature de document avant accès
Si votre politique de visiteurs exige la prise de connaissance ou signature de document, vous pouvez créer ou télécharger en quelques clics vos contrats. C’est simple et rapide !
7. Connexion sécurisée de nos solutions SaaS
Tous nos logiciels offrent des connexions sécurisées et répondent aux exigences de la réglementations européennes sur le traitement des données personnelles et RGPD.
8. Logiciel SaaS basé sur le cloud pour la simplicité d’utilisation
Le logiciel de gestion des visiteurs Hamilton Visitor Starter est une solution SaaS. Sa mise en place est rapide et facile, adaptée à toute taille d’entreprise.
Rien de plus simple pour découvrir la nouvelle gamme de logiciel de gestion des visiteurs. Téléchargez dès maintenant l’application pour un essai gratuit de 15 jours ! Bénéficiez de toutes les fonctionnalités offertes.
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