Séminaire d’entreprise : simplifiez l’accueil de vos participants
8 min gagnées pour l’accueil d’un groupe de 10 participants ou plus.
Préenregistrez vos participants avant le séminaire pour fluidifier l’accueil des visiteurs et limiter les files d’attente le jour J. Source : retours d’expérience clients Hamilton Apps.
Bénéfices clés
Simplifiez l’accueil de vos séminaires et événements d’entreprise
Anticipez l’arrivée des participants grâce au préenregistrement, préparez leur accueil et fluidifiez les passages le jour J.
Au quotidien
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Anticipez l’arrivée des participants
Préenregistrez vos invités avant le séminaire ou l’événement pour préparer leur accueil.
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Vue en temps réel des arrivées
Suivez le nombre de participants enregistrés à tout moment, avant et pendant l'événement.
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Accélérez l’accueil avec un QR code
Quelques secondes : le participant scanne, entre et son hôte est informé.
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Préparez les badges visiteurs à l’avance
Imprimez les badges avant l’événement pour fluidifier l’accueil le jour J.
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Créez des badges personnalisés
Affichez le nom, l’entreprise, l’événement et les informations utiles à l’accueil de chaque participant.
300 participants : jusqu’à 4 heures gagnées à l’accueil
Préenregistrez vos participants pour réduire les files d’attente et fluidifier l’accueil de vos séminaires et événements.
Source : retours d’expérience clients Hamilton Apps.
Préparez votre séminaire avant le jour J
Préenregistrez les participants, envoyez leurs QR codes et préparez badges et accès : tout est prêt avant leur arrivée.
De l’inscription à l’accueil des visiteurs en 4 étapes
Tout est préparé en amont pour fluidifier l’arrivée des participants le jour J.
Préenregistrez vos participants
Importez votre liste et envoyez à chacun les informations pratiques et son QR code.
Préparez les badges personnalisés
Générez et imprimez les badges à l’avance à partir des données d’inscription.
Synchronisez l’événement Outlook,Teams, Google
Retrouvez l’événement dans l’agenda et appuyez-vous sur votre SSO existant.
Sachez quand vos invités arrivent
Suivez les arrivées en temps réel pour accueillir vos invités, notamment VIP.
300 participants à l'événement : simplifiez la gestion des accès
Les accès sont activés pour l’événement puis désactivés automatiquement à son terme. L’intégration au SSO et à l’annuaire d’entreprise évite à la DSI de gérer manuellement chaque participant.
La FAQ
Questions fréquentes sur l’accueil de vos séminaires et événements
Vous ne trouvez pas votre réponse ?
Contactez-nousComment gérer l'accueil d'un grand nombre de participants à un séminaire ?
Avec Hamilton Apps, vous importez la liste des participants avant l'événement. Le jour J, l'accueil dispose d'une liste à jour et des badges déjà prêts.
Peut-on créer les badges de tous les participants à l'avance ?
Oui. Les badges se génèrent automatiquement à partir des données d'inscription, avant même l'arrivée du premier participant.
Comment savoir combien de personnes sont présentes sur site pendant l'événement ?
La liste des participants enregistrés est consultable en temps réel, ce qui répond à l'obligation de connaître l'effectif présent sur le site.
Que se passe-t-il pour un invité non préinscrit qui se présente le jour J ?
Il peut être enregistré sur place, ou s'auto-enregistrer sur une borne, sans bloquer la file derrière lui. L'accueil complète la liste au fil de l'eau, sans reprendre tout le processus depuis le début ni ressaisir les participants déjà enregistrés.
Hamilton Apps remplace-t-il notre prestataire événementiel ?
Non. L'application gère l'accueil, l'enregistrement et les badges. Elle ne remplace pas l'organisation logistique de l'événement.
Hamilton Apps se synchronise-t-il avec Outlook et Teams pour un événement ?
Oui. L'événement apparaît dans l'agenda de l'organisateur. L'intégration s'appuie sur l'authentification déjà en place dans votre entreprise.