Gestion des salles de réunion : réservez, équipez, pilotez
8 salariés sur 10 perdent du temps à chercher une salle disponible (Jabra, 2025). Hamilton Apps simplifie la réservation, la gestion des équipements et des services associés, tout en libérant les créneaux inutilisés.
LES SALLES DE RÉUNION ÉVOLUENT AVEC LES NOUVEAUX USAGES
94 % des salariés utilisent régulièrement les petites salles de réunion
Les nouveaux modes de collaboration font évoluer les besoins en salles, leur disponibilité et leur pilotage.
0194%
des salariés choisissent régulièrement les petites salles de réunion (Jabra)
02+35%
d'espaces de réunion dans les bureaux (CBRE)
03-22%
d'énergie dans les salles pilotées selon l'occupation (Density)
Le réflexe réservation de vos collaborateurs
Comment simplifier la réservation des salles de réunion ?
Réservez une salle directement depuis Outlook ou Google Agenda, retrouvez les disponibilités en temps réel et ajoutez les équipements ou services nécessaires.
Au quotidien
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Réservez depuis votre agenda
Réservez une salle directement depuis Outlook ou Google Agenda, sans changer d’outil.
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Trouvez une salle disponible
Visualisez les disponibilités selon l’horaire, la capacité ou les équipements recherchés.
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Ajoutez équipements et services
Associez vidéoconférence, écran, restauration ou autres services à votre réservation.
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Libérez les salles inutilisées
Les capteurs de présence rendent automatiquement disponibles les salles réservées mais vides.
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Visualisez les jours de présence
Consultez le planning de présence des équipes pour organiser les réunions les jours où vos collaborateurs sont sur site.
Pilotez vos salles de réunion en temps réel
De la recherche d’une salle à l’analyse de son utilisation, retrouvez les fonctionnalités essentielles pour réserver et optimiser vos espaces de réunion.
Visualisez la disponibilité de vos ressources en temps réel
Consultez en un coup d’œil les salles et ressources disponibles ou réservées. Filtrez par capacité, équipement ou étage pour trouver rapidement l’espace adapté à votre réunion.
Réservez vos salles directement depuis Outlook ou Google Agenda
Créez votre réunion comme d’habitude et réservez votre salle directement depuis Microsoft 365 ou Google Workspace, sans changer d’outil.
Réservez une salle directement depuis la tablette
Visualisez en temps réel la disponibilité de la salle et réservez-la sur place pour une réunion improvisée. Le planning est automatiquement synchronisé avec vos autres outils de réservation.
La réservation de ressources ne se limite pas aux salles de réunion : bureaux, équipements et services peuvent également être gérés depuis la plateforme Workplace.
Libérez automatiquement les salles réservées mais inoccupées
Détectez les salles réservées mais vides grâce aux capteurs de présence et remettez automatiquement les créneaux à disposition. Vous améliorez ainsi la disponibilité des salles et leur taux d’occupation.
Rôles, priorités et règles de réservation de salles
Attribuez des niveaux de priorité selon les profils, soumettez les salles de direction à validation et plafonnez le nombre de réservations par utilisateur. Vos grandes salles restent accessibles à ceux qui en ont vraiment besoin.
Ajoutez vos services directement à la réservation de salle
Restauration, équipements ou accueil des visiteurs : associez les services nécessaires à votre réunion dès la réservation, sans multiplier les demandes.
Commandez vos prestations lors de la réservation
Ajoutez un déjeuner ou des chaises supplémentaires dans votre réservation de salle.
Préparez l'accueil de vos visiteurs
Pré-enregistrez automatiquement les invités liés à la réunion pour faciliter leur arrivée et informer l’accueil.
Des salles pilotées par la donnée, jusqu'à l'énergie
Dimensionnez vos salles selon les usages réels
Analysez l’occupation et la taille des réunions pour adapter le nombre et la capacité de vos salles.
Optimisez l’occupation et l’énergie
Repérez les salles sous-utilisées et ajustez leur fonctionnement à l’occupation réelle : jusqu’à −22 % d’énergie consommée dans les salles pilotées selon leur usage (Schneider Electric, 2025).
Fonctionnalités liées
Demander une démoQuestions fréquentes
Comment réserver une salle de réunion avec Hamilton Apps ?
Vous pouvez réserver depuis Outlook ou Google Workspace, sur l'application mobile, la tablette de la salle ou directement dans la plateforme.
Comment un logiciel de réservation de salle de réunion évite-t-il les doubles réservations ?
Toutes les salles partagent un même calendrier de référence, mis à jour en temps réel. Dès qu'une demande porte sur un créneau déjà occupé, elle est refusée ou signalée à l'organisateur, qui se voit proposer des salles équivalentes disponibles au même moment.
Peut-on réserver une salle depuis un mobile ou une tablette installée devant la salle ?
Oui. La réservation se fait depuis un ordinateur, un mobile ou une tablette posée à l'entrée de la salle. L'affichage sur place indique l'état courant de la salle et permet de réserver le créneau suivant en quelques secondes.
Que se passe-t-il si personne ne se présente dans la salle réservée ?
Lorsque la salle est équipée de capteurs de présence, la réunion fantôme est détectée puis supprimée automatiquement. La salle redevient disponible pour les autres collaborateurs.
Comment limiter les sollicitations d'autres services en réunion ?
En centralisant les demandes dans la réservation elle-même : restauration, mobilier et accueil des invités externes sont rattachés au créneau réservé, sans échange de mails entre services.