Hamilton Apps
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Accueil visiteurs : simplifiez la gestion visiteur et l’impression de badge

40 % des organisations utilisent encore le papier ou un tableur pour suivre leurs visiteurs ou leurs badges d’accès (ASIS). Préenregistrez vos visiteurs, imprimez leurs badges et suivez les personnes présentes sur site en temps réel. 

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L'ACCUEIL VISITEURS SE DIGITALISE, LES PRATIQUES ÉVOLUENT

40 % utilisent uniquement le papier ou un tableur

pour gérer visiteurs et badges d’accès.
  1. 01

    39%

    ne suivent pas les entrées et sorties sur site.

  2. 02

    Plus de 2 sur 3

    demandent le port d’un badge visiteur visible.

  3. 03

    37%

    exigent un préenregistrement et un contrôle des visiteurs.

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PENSÉ POUR FLUIDIFIER L’ACCUEIL DES VISITEURS

Comment simplifier la gestion des visiteurs en entreprise au quotidien ?

Préenregistrez vos visiteurs, préparez l’impression des badges et prévenez automatiquement l’hôte à leur arrivée. Hamilton Apps simplifie chaque étape de l’accueil et réduit les tâches répétitives.

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Au quotidien

  • Préenregistrement des visiteurs

    L’hôte renseigne son invité, la date, le site et le motif de la visite avant son arrivée.

  • Enregistrement sur borne

    Le visiteur s’identifie à son arrivée et retrouve les informations déjà renseignées.

  • Impression de badge

    Le badge est imprimé à l’arrivée pour identifier le visiteur pendant sa présence sur site.

  • Notification de l’hôte

    le collaborateur est informé de l’arrivée de son invité.

  • Visibilité en temps réel

    les entrées et les sorties enregistrées alimentent la liste des visiteurs présents.

Visiteur accueilli à la réception d’une entreprise par un collaborateur

Personnalisez l'accueil visiteurs et la gestion des donées

Personnalisez votre gestion visiteur selon chaque établissement et définissez les règles de conservation des données. 

  • Parcours personnalisés : adaptez les étapes d’accueil à chaque site. 

  • Données collectées : choisissez les informations nécessaires à la visite. 

  • Conservation des données : paramétrez leur durée selon vos règles et exigences. 

Ces réglages accompagnent votre démarche RGPD. 

Comment fonctionne l’accueil visiteurs avec Hamilton Apps ?

Préenregistrez le visiteur, accueillez-le sur borne et imprimez son badge à l’arrivée. Les informations sont partagées avec l’accueil et l’hôte, tandis que les entrées et sorties mettent à jour les visiteurs présents sur site. 

Collaboratrice consultant des données de présence et d’occupation sur un ordinateur portable

Analysez vos visites pour mieux organiser votre accueil

Votre logiciel de gestion des visiteurs transforme les données de fréquentation en indicateurs utiles. Identifiez les périodes les plus chargées, suivez l’évolution des visites et comparez vos sites pour adapter les moyens d’accueil. 

Visiteur utilisant une borne d’accueil digitale pour s’enregistrer à son arrivée.

Préenregistrez vos invités pour faciliter leur arrivée

Le collaborateur renseigne la visite en amont. À l’arrivée, le visiteur s’enregistre sur la borne, son badge est imprimé et son hôte automatiquement informé. 

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Illustration présentant le suivi des visiteurs attendus, présents ou sortis sur chaque site

Gestion des visiteurs : visualisez les présences en temps réel

Visualisez les visiteurs attendus, présents ou sortis sur chaque site. Les entrées et sorties mettent automatiquement à jour la liste des présences et les informations de chaque visite. 

Une plateforme Workplace pour aller au-delà de l’accueil visiteurs

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Questions fréquentes sur l’accueil visiteurs et la gestion des visites

Pourquoi digitaliser son accueil visiteurs ?

Pour préparer les arrivées, limiter les ressaisies et centraliser les informations utiles. Le préenregistrement, la borne et l’impression de badge simplifient le parcours du visiteur et les tâches des équipes d’accueil.

Comment fonctionne le préenregistrement d’un visiteur

Le collaborateur déclare son invité avant sa venue, avec les informations nécessaires à la visite. L’accueil dispose ainsi d’une liste des personnes attendues et peut anticiper leur arrivée.

Le logiciel permet-il l’impression de badge ?

Oui. L’impression de badge fait partie du parcours d’accueil. Le badge permet d’identifier le visiteur pendant sa présence sur site.

Peut-on savoir quels visiteurs sont présents en temps réel ?

Oui. La liste des présences est actualisée à partir des entrées et des sorties enregistrées. Sa fiabilité dépend donc du bon enregistrement de chaque arrivée et de chaque départ.

Comment la gestion visiteur accompagne-t-elle une démarche RGPD ?

Le logiciel permet de paramétrer la conservation des données et d’encadrer leur accès. L’entreprise doit également définir les finalités de leur collecte, limiter les informations demandées et informer les visiteurs de leur utilisation.

Peut-on associer un accès parking à une visite ?

Oui. Les informations du véhicule peuvent être renseignées en même temps que la visite pour préparer l’accès parking, selon les modalités configurées sur le site.

Le logiciel d’accueil visiteurs gère-t-il plusieurs sites ?

Oui. Chaque établissement conserve ses règles d’accueil, tandis que les équipes autorisées disposent d’une visibilité centralisée sur les visites.