5 Conseils pour améliorer son Flex Office

Du confinement au télétravail en passant par le fonctionnement hybride, nos modes de travail ont évolué et se sont réinventés depuis l’arrivée de la Covid 19.

En effet, selon une étude de l’INSEE en 2022, « près d’un salarié sur cinq a télétravaillé au moins un jour par semaine. Plus des trois quart des télétravailleurs sont satisfaits de leur nombre de jours hebdomadaires de télétravail ».

Mais aujourd’hui, la nouvelle tendance est au Flex Office. C’est pourquoi, à travers cet article, nous allons vous donner 5 conseils pour améliorer votre gestion du Flex Office.

Si vous hésitez à franchir le pas, retrouvez notre article du 07/07/2023 sur les avantages de cette nouvelle tendance d’organisation au travail.

Conseil n°1 : Communiquer avec transparence

La première étape pour assurer un bon fonctionnement du Flex Office est d’avoir une bonne communication avec les différents membres de votre entreprise.

Le Flex Office également connu sous le nom de bureau flexible, est pour rappel, une nouvelle méthode de travail qui offre aux employés la possibilité de choisir leur espace de travail en fonction de leurs besoins et de leurs activités quotidiennes. Contrairement aux bureaux traditionnels attribués à chaque employé, le Flex Office propose un environnement de travail plus flexible et adaptable selon leurs envies.

Aujourd’hui, la plupart des CSP+ en Ile-de-France pensent être plus productifs lorsqu’ils sont en télétravail, mais de nombreuses interrogations restent présentes, principalement en termes d’organisation entre les différents membres. C’est pourquoi, aujourd’hui, le Flex Office devient la solution intermédiaire. En travaillant avec cette nouvelle méthode, vous avez la possibilité de réserver des bureaux à proximité de ceux de vos collègues, ce qui facilite la communication et la résolution des problèmes tout en développant le travail en groupe.

Il est donc crucial de discuter avec vos collaborateurs afin d’améliorer la gestion de vos emplois du temps. Le but étant l’optimisation et la gestion de votre Flex Office, tout en favorisant la collaboration et la productivité de l’équipe.

Conseil n°2 : Créer des espaces collaboratifs

Un espace collaboratif est un espace conçu pour faciliter la collaboration entre des individus. Cet espace de coworking, permet d’améliorer la productivité ainsi que la créativité, en favorisant le partage d’idées en étroite collaboration avec les différents membres sur la résolution d’un projet.

Si vous optez pour le Flex office, il vous est conseillé, de favoriser une meilleure cohésion d’équipe. Grâce à des espaces dédiés, offrez à vos employés des espaces collaboratifs en créant des salles de détente (espace babyfoot, café, pause…) ou en prévoyant des moments de divertissement. Cela contribuera à optimiser un environnement de travail plus convivial et collaboratif en améliorant leur bien-être.

Conseil n°3 : Impliquer vos collaborateurs dans la mise en place

Le passage au Flex Office est un bouleversement des méthodes de travail, mais aussi des habitudes. C’est pourquoi, nous vous recommandons d’expliquer à vos collaborateurs les différents avantages d’utiliser cette nouvelle solution en vogue ainsi que son fonctionnement.

Nous vous encourageons également à impliquer vos collaborateurs dans la mise en place des nouvelles règles, mais attention il est important de leur montrer que leur avis est pris en compte.
Cela permettra d’obtenir :

Une meilleure adhésion au bureau en Flex Office
Un meilleur respect des règles de vie ensemble
Un meilleur fonctionnement
Une gestion simplifiée du travail en mode hybride.

Solliciter les avis de vos collaborateurs aide en vue d’améliorer l’aménagement de vos espaces de travail et à la cohésion d’équipe. C’est toujours plus facile d’occuper des lieux correspondant à ses envies de décoration, aménagement que de simples lieux imposés. Vos équipes s’approprieront plus facilement le Flex Office. Ce qui impactera positivement le taux d’occupation des bureaux. Les rapports détaillés d’un outil de réservation de Flex Office vous aidera à suivre ce taux et tout indicateur en vue de l’amélioration de votre organisation.

Inviter vos équipes à bénéficier d’un bureau proche de celui de ses collègues de projet favorisera l’organisation de vos tâches et missions, mais également l’atmosphère convivial de travail, un socle nécessaire pour le bien-être de tous.

Conseil n°4 : Le rôle de la DSI

La DSI ou la direction responsable du système d’information d’une entreprise doit prendre en compte le passage au Flex Office et donc réorganiser sa structure.

En effet, en tant que responsables informatiques, ils doivent adapter leur approche vis-à-vis des logiciels de Flex Office afin de répondre au mieux aux besoins de leurs collaborateurs dans le but d’optimiser leur travail.

Pour ce faire, la DSI dispose de plusieurs modes de fonctionnement. Ils peuvent mettre en place des réseaux sans fil, des systèmes d’accès sécurisé aux données, des ordinateurs portables et bien d’autres outils pour accompagner le management pour améliorer l’efficacité du travail de leurs employés pour qu’ils soient plus productifs comme un logiciel simple de réservation de Flex Office.

Astuce n°5 : Choisir le bon logiciel de Flex Office

Enfin la dernière astuce que nous vous proposons est d’utiliser un logiciel de Flex Office. Il vous permettra d’améliorer la gestion de votre organisation afin d’optimiser la gestion et réservation de vos bureaux.

Un bon logiciel de Flex Office vous permettra de :

Faciliter la réservation de vos bureaux en Flex Office.
Réserver en ligne vos bureaux en temps réel ou que vous soyez.
Gérer l’occupation de vos bureaux et donc d’optimiser vos mètres carrés.
Analyser les statistiques et reportings sur l’occupation des bureaux. Ainsi, prévoir les ressources et équipements liés à l’effectif.
Visualiser rapidement les équipes au bureau et celles en télétravail.
Recevoir des notifications pour valider vos places, modifier ou supprimer.

Ce logiciel de gestion de Flex Office doit être avant tout simple d’utilisation pour les collaborateurs et le management. Une fois choisi, n’oubliez pas de former vos employés sur l’utilisation de ce logiciel de gestion du Flex Office pour que son adhésion soit totale par tous les employés de la société.

En appliquant ces 5 astuces pour la gestion du Flex Office, vous allez considérablement optimiser l’organisation, l’efficacité des équipes et votre gestion des bureaux. Le logiciel de réservation de Flex Office, Hamilton Deskbooking, répond à ces exigences de l’environnement Flex Office. C’est un outil simple, souple correspondant aux attentes de différentes tailles d’entreprise. Ce logiciel de Flex Office vous permet de gérer, réserver vos espaces de travail, de manière efficace et digitalisé grâce à sa plateforme intuitive. Cette puissante solution vous permet également de réserver des bureaux à proximité de votre collègue avec qui vous souhaitez collaborer sur un projet commun et favoriser ainsi un environnement convivial qui encourage le travail d’équipe.

Ainsi, ne lancez jamais un projet de Flex Office à l’aveugle, sans outil pour vous accompagner, car vous risquez de ne pas trouver les bénéfices d’une telle organisation. Hamilton Apps est un éditeur de logiciels, expert des technologies de gestion des espaces de travail depuis 30 ans. Vous souhaitez des conseils gratuits pour optimiser votre organisation de Flex Office ? Nos experts sont à votre disposition pour échanger sur vos problématiques et vous accompagner dans vos réflexions.