3 conseils pour gérer votre agenda professionnel

C’est déjà la fin des vacances.

Qui dit rentrée, dit souvent stress… Il faut gérer les réunions de travail, les déplacements ou encore les cours de danse de votre fille : vous devez vous organiser !

L’agenda professionnel (Outlook & Teams, Google Calendar, Calendrier, etc.) est l’un des outils les plus utilisés pour gérer efficacement votre emploi du temps. Que vous soyez employé dans une grande ou une petite entreprise, l’agenda est devenu indispensable pour planifier vos réunions et optimiser votre temps de travail.

Cette semaine, nous vous partageons nos quelques conseils afin de vous aider dans l’organisation de votre agenda professionnel.

1. Avoir un seul agenda

L’une des erreurs fréquente est de disperser ses rendez-vous sur plusieurs agendas différents.
Au mois d’août, nous avons mené un sondage sur les réseaux sociaux Hamilton Apps (Linkedin / Facebook / Twitter) afin de connaître le nombre d’agendas professionnels que vous possédez. Nous avons récolté des données auprès de 26 votants.

« Combien d’agendas professionnels avez-vous ?»

Pas d’agendas : 12 %

1 seul agenda : 50 %

Plus de 2 agendas : 38%

Sur cet échantillon concentré se dessine une tendance. Nous constatons que 2 personnes sur 5 possèdent plus de 2 agendas professionnels.

Cette multiplicité des outils peut être facilement source d’oublis ou de doublons et ainsi constituer un frein à votre performance.  

Il semble alors intéressant de fusionner vos agendas afin de rassembler tous les événements qui prennent place dans votre vie (aussi bien pro que perso) pour faciliter la gestion de votre temps.

2. Noter le plus d’éléments possibles

Afin de bien organiser votre semaine de travail, vous ne devriez pas limiter l’utilisation de votre agenda à la simple prise de rendez-vous. Une deuxième astuce est d’inscrire le plus d’éléments possibles notamment :

• Les temps de production, par exemple les missions courantes, de fond ou encore des taches exceptionnelles
• Les déplacements
• Les échéances
• Les réunions
• Les temps libres

L’objectif de cette astuce est d’avoir une vision globale de votre répartition du temps.

3. Utiliser des codes couleurs

Afin de visualiser rapidement votre semaine, nous vous recommandons d’utiliser un code couleur pour chaque catégorie de missions.

Par exemple :

• Jaune : Les temps de production, notamment les missions courantes, de fond ou encore des taches exceptionnelles
• Bleu : Les déplacements
• Rouge : Les échéances
• Violet : Les réunions
• Vert : Les temps libres
• Orange : Personnel

La rentrée reste le moment idéal pour prendre de bonnes résolutions. Mettez ces 3 conseils en pratique et voyez à quel point votre agenda vous sera utile pour gérer votre temps.