Le registre des visiteurs, un support par excellence !
Répertorier les informations des visiteurs est un moyen incontournable pour le suivi des entrées et sorties des visiteurs lors de leur passage dans vos locaux. Au cours de ces dernières années, les logiciels de registre de visiteurs ont amélioré la digitalisation du registre, qui est beaucoup plus connu sous forme papier.
Un outil essentiel pour l’enregistrement des visites
Le registre des visiteurs est un document qui consigne les entrées et sorties des visiteurs dans un lieu quelconque. Il est adapté aux entreprises, institutions et organisations. Le registre des visiteurs contient des informations telles que le nom et les coordonnées du visiteur, la date et l’heure de la visite, le nom de l’hôte, la particularité du visiteur (VIP…) et d’autres informations importantes pour l’entreprise (par exemple l’objet de la rencontre).
Le logiciel de gestion des visiteurs s’avère très bénéfique
L’utilisation du registre est d’une très grande importance pour les entreprises. Les points positifs de son utilisation sont les suivants :
L’utilisation du registre est d’une très grande importance pour les entreprises.
Les points positifs de son utilisation sont les suivants :
Le renforcement de la sécurité dans les entreprises
L’un des atouts du registre des visiteurs est le renforcement de la sécurité en assurant un suivi des entrées et sorties dans les locaux. Le registre des visiteurs peut fournir un enregistrement détaillé de l’accès des visiteurs dans vos locaux. Le registre permet également d’enquêter sur toutes infractions ou incidents qui peuvent se produire dans vos établissements. Enfin, le registre des visiteurs confère une réactivité rapide en cas d’urgence de sécurité ou de sûreté.
La conformité règlementaire
Elle constitue les règles que les organisations doivent suivre pour protéger les informations sensibles et la sécurité des personnes. Pour les entreprises comme celles du secteur de la télécommunication, l’enregistrement des données visiteurs et des employés dans un tableau Excel ou une feuille de papier est non sécurisé et expose à des risques de sécurité des données personnelles. Il est donc nécessaire de sécuriser la gestion des données de manière numérique à l’aide par exemple d’un mot de passe fort pour répondre aux exigences de conformité.
L’amélioration de l’expérience des visiteurs
Les entreprises utilisent le registre des visiteurs pour personnaliser l’accueil et améliorer leur expérience. Voici un exemple d’une expérience visiteur de nouvelle génération rendue possible par les principales technologies de registre de visiteurs :
Pré-enregistrement facile
Le visiteur reçoit un courrier électronique avant son arrivée. Ce mail devra contenir les informations indispensables à sa visite accompagnée d’un QR code. Le visiteur pourra commencer le processus d’enregistrement avant son arrivée sur le site.
Enregistrement rapide
Une fois à l’accueil, le visiteur peut s’enregistrer avec son QR code de manière autonome en suivant les instructions indiquées sur une borne. L’ensemble du processus d’enregistrement s’effectue de manière simple et rapide. Le registre des visiteurs évite les longues attentes à l’entrée du bâtiment.
Notification de l’hôte
Une fois le processus d’enregistrement terminé, l’hôte reçoit une notification par SMS ou par courrier électronique. Cela permet de gagner du temps et d’éviter l’attente des deux parties.
Une digitalisation du registre des visiteurs simple et efficace
Le registre des visiteurs moderne Hamilton Visitor crée une belle image pour votre marque grâce à ses multiples avantages :
Une forte impression auprès des visiteurs dès la réception
Le registre des visiteurs Hamilton Visitor permet aux entreprises de créer une image moderne de la marque auprès des visiteurs. Il donne la possibilité d’accueillir des prospects, employés, sous-traitants, candidats et bien plus encore avec des modes d’enregistrement plus faciles. L’application autorise un pré-enregistrement et un enregistrement automatique des visiteurs.
Un outil personnalisable
Une borne iPad est à disposition dès l’arrivée des visiteurs à l’accueil. Celle-ci permet d’enregistrer les informations utiles pour le contrôle de l’accès des visiteurs dans vos sites. Les visiteurs devront donc renseigner toutes informations nécessaires, personnalisées et obligatoires. Vous pouvez imprimer des badges avec une couleur de votre choix.
Un gain de temps
L’utilisation du registre étant intuitive, l’application donne la possibilité aux visiteurs de rentrer leurs données de manière autonome sans avoir recours à un hôte. Ce processus permet aux visiteurs et à leurs hôtes de gagner du temps lors de l’arrivée sur le site.
Une sécurité renforcée de vos locaux
En cas d’incendie dans une entreprise par exemple, il est important de recenser rapidement les personnes et visiteurs évacués afin de transmettre l’information aux secours. En effet, ce registre des visiteurs est nécessaire pour signaler les personnes manquantes avant l’intervention pour rechercher la ou les personnes en question dans les bâtiments.
Une confidentialité des données
Nos logiciels respectent la règlementation européenne en vigueur sur le traitement des données personnelles. Toute personne remplissant un registre des visiteurs en version papier a la possibilité de connaître les informations relatives aux personnes l’ayant rempli avant lui. Pour assurer la conformité RGPD, le logiciel Hamilton Visitor propose une solution digitalisée avec des accès sécurisés à vos données.
Une synchronisation avec le registre du personnel LDAP
Le registre permet de faciliter l’alimentation de la liste des utilisateurs à partir de l’annuaire du personnel. Dans le secteur des télécommunications, banques et bien d’autres, par exemple, le registre des visiteurs est utilisé pour faciliter la configuration des hôtes autorisés à créer des invitations. Les entreprises utilisent cet interfaçage avec l’annuaire des salariés pour autoriser les collaborateurs à enregistrer des visiteurs dans le registre électronique.
Un interfaçage avec d’autres outils
Hamilton Visitor permet d’optimiser le flux de travail et gérer les données des visiteurs plus facilement. Par exemple, certaines entreprises basées dans le secteur de l’aéronautique utilisent l’interfaçage proposé pour contrôler l’accès des visiteurs, des employés sur une zone spécifique. Celui-ci permettra de générer une autorisation automatique du visiteur vers la zone qui lui est assignée.
Des conseils pour votre politique d’accueil des visiteurs
- Les entreprises doivent prendre en compte les problèmes de confidentialité lors de la collecte des données. Celles-ci doivent être conscientes des lois et règlementations en matière de protection de données. Elles doivent également s’assurer que les informations fournies soient stockées et gérées en toute sécurité. Les visiteurs ont le droit de savoir quelles informations sont fournies à leur sujet dans le registre et comment elles sont exploitées.
- Il est important que les entreprises respectent les lois et réglementations en matière de discrimination. De ce fait, le registre des visiteurs ne doit pas être utilisé pour discriminer les visiteurs en fonction de leur race, sexe, leur origine, leur orientation sexuelle ou toute autre caractéristique protégée par la loi. Les entreprises doivent être conscientes de la discrimination et s’assurer que leur politique d’accueil des visiteurs soient correcte et respectueuse de la loi.
Le registre des visiteurs est un outil très important pour les entreprises et organisations qui améliore et sécurise l’expérience des visiteurs. Il est donc très primordial de respecter les lois et réglementations en matière de protection des données et de discrimination, et de veiller à la confidentialité des informations collectées.
Contactez Hamilton Apps pour une démonstration de Hamilton Visitor qui vous permettra d’apprendre davantage sur les fonctionnalités du logiciel de registre des visiteurs.