Maitrisez l’organisation des espaces de travail par une gestion efficace des salles de réunion

Facteur d’influence de la productivité et du bien-être des collaborateurs, l’organisation des espaces de travail, dite workplace, devient une préoccupation centrale pour nombre de managers.

De la disposition des bureaux, à la décoration des locaux, au choix entre un open space et le cloisonnement des bureaux, les possibilités d’actions sont multiples. Cependant l’un des aspects les plus importants à traiter est la gestion des espaces de réunion. Source de conflits, de perte de temps et d’efficacité, une négligence dans la gestion des salles de réunion ne peut qu’avoir des conséquences désastreuses sur l’activité de l’entreprise. Tout le monde a déjà vécu la bataille du lundi matin qui voit s’affronter pléthore de groupes désireux d’obtenir une salle de réunion. Cette conquête de la salle de réunion ne se fait pas sans son lot de disputes, portant atteinte à la cohésion du groupe.

Dans cet article, découvrez les outils et les bienfaits d’une gestion efficace des espaces et des plannings de réunion.

Les avantages d’une bonne gestion des espaces de réunion

Disposer de plusieurs salles de réunion est sans aucun doute un bénéfice pour l’entreprise. Avoir la possibilité d’organiser plusieurs réunions en simultanée ou encore de s’isoler lors d’appels professionnels est un vrai plus. Cependant, beaucoup mettent de côté l’organisation et la gestion de ces salles, ne considérant pas cela nécessaire.

Bien au contraire, assurer une gestion efficace des salles de réunion est source d’avantages non négligeables.

L’optimisation de l’utilisation des espaces de travail

Un planning structuré de vos salles de réunion permet d’améliorer l’exploitation de l’espace de travail. En effet, c’est un moyen de connaitre la fréquence d’utilisation des salles et ainsi pouvoir réajuster leur mode de fonctionnement et avoir des indications sur les besoins des collaborateurs. Maximiser l’allocation de vos espaces et limiter les dépenses inutiles sont les maîtres mots d’une gestion efficace de vos espaces de réunion.

La fin des conflits entre collaborateurs liés au planning de réunion

La conséquence inévitable de la mauvaise gestion des salles de réunion est l’émergence de conflits, causés par à un manque de communication. La mise en place et le respect d’un planning, programmant l’utilisation des espaces de réunion par différentes personnes, est une solution adéquate pour mettre fin aux conflits et améliorer la communication interne. Votre organisation interne et la coopération entre vos collaborateurs en seront grandement renforcées.

Un gain et une optimisation du temps de vos salariés

Une gestion efficace des salles de réunion permet d’optimiser le planning de vos collaborateurs. En leur offrant une vision claire sur la disponibilité des salles, vous leur évitez de perdre du temps à chercher des salles accessibles et ainsi leur permettez de se concentrer sur leur travail et les tâches à effectuer. Ce gain de temps non négligeable est rendu possible grâce à une bonne communication interne et par le respect du planning de vos espaces de réunion. C’est une source d’amélioration de la productivité de vos collaborateurs.

Les outils indispensables pour une bonne gestion des espaces de réunion

Bien gérer ses espaces de réunion passe évidemment par la mise en place d’un planning. Cet outil est le premier pas vers une bonne gestion des espaces de réunion, permettant d’organiser les flux et offrant une meilleure communication. Cependant, bien qu’essentielle, la seule intégration d’un planning de vos espaces de réunion n’est pas suffisante, ne couvrant pas tous les aspects de la problématique de la gestion des espaces de travail (workplace management). La mise en place d’autres outils est indispensable pour atteindre une gestion optimale de vos salles de réunion.

Un mode de réservation de vos espaces de réunion flexibles

Dans un souci d’optimisation du temps de travail de vos collaborateurs, leur permettre de réserver de n’importe où, à travers un planning d’espaces de réunion, et principalement depuis leur poste de travail (via leur ordinateur ou leur mobile), est essentiel pour qu’ils puissent effectuer cette de tâche de manière rapide et efficace.

Des espaces de travail hybrides favorisant la collaboration

Les nouvelles réalités du monde du travail, engendrées en partie par le Covid-19, tel que la démocratisation du télétravail, oblige les entreprises à adapter leurs espaces de travail. Des salles de réunion modernes doivent offrir une organisation hybride des réunions lorsqu’une partie du groupe est en présentiel et l’autre à distance.

La mise à disposition de matériel adéquat dans vos salles de réunions

Un soin particulier doit être apporter au matériel proposé dans vos espaces de réunion. Ecrans, vidéoprojecteurs, bureaux adaptés (oval, pliant…), tableaux blancs… tous ces éléments (et plus encore) peuvent être ajoutés à vos salles de réunion pour répondre aux besoins de vos équipes et leur fournir des espaces de travail agréables, favorables à une meilleure productivité.

L’intégration du planning de réunions dans Outlook

La mise en place d’un planning de vos espaces de réunion, pouvant s’intégrer dans votre calendrier Outlook, est idéal pour l’ensemble de vos collaborateurs et pour l’organisation de votre entreprise. En effet, un tel outil permet de simplifier l’organisation et la visualisation de la journée de travail en centralisant l’ensemble des activités, des rendez-vous et des réunions prévus en un unique endroit. Vos collaborateurs pourront réserver directement un espace de réunion dans leur planning.

Optez pour un outil de réservation de salles de réunion tout-en-un

Le logiciel de réservation de salles de réunion, Hamilton Meeting, est un outil de gestion de planning qui permet de réserver des espaces de réunion. Cet outil complet assure l’optimisation de vos espaces de travail. Logiciel tout-en-un, Meeting regroupe un large éventail de fonctionnalités : de l’interfaçage du planning Outlook, permettant de réserver votre espace dans le planning de réunion, à une visualisation simple de l’utilisation des espaces, en passant par la mesure du taux d’occupation, et bien d’autres encore. Le tout accessible via un logiciel facile à implanter et très intuitif, notre solution est celle qu’il vous faut ! N’hésitez pas à contacter nos experts pour bénéficier d’une démonstration gratuite.