Événementiel, 7 étapes à mettre en place avant le jour J

Mieux que les réunions de quelques heures, les événements font partie intégrante de la vie d’une entreprise. Quel que soit l’objectif visé, un événement doit être correctement organisé en amont. Budgétisation, enregistrement des visiteurs, sécurité… Bien préparé au moindre détail, il sera inoubliable et impactant. Suivre ces quelques conseils peut grandement vous aider à rayonner dans ce domaine, en particulier si vous débutez.

Les différentes étapes pour bien organiser un projet d’événement 

Pour vous assurer de la réussite d’un événement, quelques étapes sont à suivre et restent essentielles pour tout succès ! 

  1. Définir les objectifs

Organiser des événements d’entreprise est indispensable pour multiples raisons : motiver davantage ses collaborateurs, faciliter l’intégration des nouveaux collaborateurs, féliciter un travail d’équipe, promouvoir son entreprise… Il pourrait s’agir d’un séminaire, d’un team-building, d’une conférence… Prenez ainsi le temps de déterminer vos objectifs et d’organiser l’événement adéquat. Vous devriez aussi bien identifier la cible et prévoir l’enregistrement des visiteurs.

  1. Définir un budget

L’ossature de votre événement, le budget doit être bien préparé à l’avance. Après avoir défini un budget, il vous sera plus facile de choisir un lieu approprié, des activités, des prestataires… Même les détails les plus infimes doivent être tenus en compte pour vous aider à établir un budget.

  1. Déterminer une date

Après avoir prédéfini vos finalités et le type d’événement à organiser, il ne vous reste plus qu’à fixer une date pour son déroulement. Ainsi, vous pourriez avoir une longueur d’avance sur les préparatifs. Une fois que la date est fixée, prévenez les participants et pensez à l’enregistrement des visiteurs.

  1. Préparer le timing

Si vous voulez éviter les imprévus, définissez une durée en préparant un bon timing. Prenez en compte tous les points : la restauration, la proximité des lieux… La durée du séminaire ne devrait pas être trop longue ni trop brève.

  1. Trouver des activités intéressantes

Les activités représentent les centres d’intérêt d’un événement. Il est ainsi important de trouver des activités susceptibles d’intéresser les participants et adaptées à vos objectifs. Choisissez entre des activités sportives, des activités collectives, des activités proposant des challenges…

  1. Choisir l’espace événementiel adéquat

Organiser un séminaire enfermé dans des salles en béton n’est plus d’actualité. La tendance est de choisir un espace événementiel répondant à vos besoins, à vos équipements et aux activités que vous souhaitez organiser.

  1. Ne pas négliger la sécurité

Lors d’un événement en entreprise, la sécurité est une étape fondamentale qui doit être bien étudiée. Assurez-vous que la salle ou les lieux prévus pour le déroulement de votre réunion soient bien sécurisés. Désignez un responsable pour se charger de l’enregistrement des visiteurs. Mettez en place des règles de sécurité selon les normes en vigueur, comme la présence d’extincteurs par exemple.

L’importance de l’enregistrement des visiteurs

Les principales tâches d’une personne en charge d’un événement consistent à concevoir, gérer, promouvoir et à organiser des rassemblements de tout genre. Elle peut aussi être amenée à s’occuper de l’enregistrement des visiteurs

Seulement, il n’est pas toujours évident de gérer tout ce flux de personnes. Cela implique souvent de recruter un grand nombre de personnels. Certains s’assureront des inscriptions en amont et d’autres de l’entrée en début d’événement.

C’est pourquoi il existe des logiciels spécialisés dans ce domaine permettant ainsi de faciliter le quotidien de chaque organisateur d’événements.

L’idée est de gérer les allées (et venues, si besoin) des visiteurs grâce à la base de données renseignée au départ. 

Que ce soit par le biais d’un badge, un identifiant, un QR code ou autre, il n’est plus nécessaire de poser toute son attention sur les entrées d’un événement. Par la suite, vos statistiques seront précises et permettront d’étudier en détail les participants afin de vous dépasser les années suivantes !

Vous pourrez également assigner des rôles à différents degrés, permettant des accès privilégiés à certains visiteurs et membres du staff.

Alors, prêt à vous décharger d’un poids non négligeable en termes d’organisation ? Hamilton Apps reste à votre disposition pour toute information complémentaire.