Salles vides : comment éviter les fausses réservations ?
La priorité revient systématiquement à celui qui réserve une salle de réunion en premier. Il se peut néanmoins que personne ne vienne au rendez-vous si bien que l’espace reste vide alors que d’autres groupes auraient pu l’occuper. Afin d’éviter les fausses réservations, la meilleure solution est l’utilisation d’un logiciel gestion de salle gratuit pour débuter, puis passer vers sa version payante.
Des capteurs pratiques pour éviter les réservations fantômes
En principe, tout espace de travail qui est bloqué sur un logiciel gestion de salle gratuit ne peut plus être réservé par d’autres personnes. Afin de limiter les fausses réservations, les gestionnaires peuvent le coupler à des capteurs. Ces derniers auront pour mission de détecter les mouvements à l’intérieur pour leur signaler qu’il est utilisé comme convenu.
Si le logiciel de gestion de salle constate que celle-ci reste inoccupée malgré la réservation, il l’annulera quelques minutes après l’heure théorique de début de la réunion. Le gestionnaire des ressources est libre de régler ce délai (5, 10, 20 minutes, etc.) à sa convenance. Les capteurs lui permettent aussi de voir si la salle a été libérée plus tôt que prévu. Il aura ainsi le temps d’inviter d’autres personnes intéressées.
La mise en place de capteurs permet aussi de vérifier si des personnes occupent les salles sans réservation ou sans autorisation. Son utilisation vous aide également à déterminer leur taux d’occupation et à dresser un rapport fiable sur leur exploitation réelle. De l’avis des entreprises, cette technologie leur a permis de baisser notablement le nombre de fausses réservations.
La synchronisation du logiciel avec l’agenda des participants
Le fait de coordonner l’outil de réservation avec le calendrier des personnes concernées permet à l’organisateur et au gestionnaire des ressources de s’assurer que ces dernières sont au courant de la réunion.
Si le responsable annule la réunion, sa réservation disparaîtra automatiquement du calendrier de ses collaborateurs et ne sera plus recensée dans le programme de réservation. Les autres utilisateurs verront donc la disponibilité de la salle et auront la possibilité de la retenir si elle convient mieux à leurs attentes.
Une solution gratuite ou tester la démo d’un logiciel de gestion de salle est un bon élément pour débuter et se mettre à l’aise avec ce nouvel outil. Cependant, adopter une solution complète est un passage obligé pour profiter d’une expérience unique et de toutes les possibilités pour vous faciliter le quotidien.
La confirmation de la réservation par l’organisateur
Un logiciel gestion de salle gratuit peut prévoir une fonction de confirmation à travers laquelle l’organisateur validera sa réservation quelque temps avant son utilisation effective. S’il ne le fait pas, elle sautera automatiquement et l’espace sera ouvert à d’autres réservations.
Le système va également envoyer au gestionnaire un email confirmant la réservation d’une salle, son annulation ou son ajournement.
L’avantage notable de l’utilisation d’un logiciel de gestion de salle
Hamilton Apps propose des logiciels de gestion de salle efficaces vous permettant d’éviter les réservations fantômes. Ils sont payants, toutefois, vous pouvez utiliser une version démo pour découvrir leurs fonctionnalités. En les adoptant :
- Vos espaces seront occupés d’une manière optimale ;
- vous éviterez les frustrations causées par une salle inoccupée alors que d’autres personnes auraient pu l’utiliser ;
- les utilisateurs sont contents d’occuper une pièce répondant exactement à leurs besoins ;
- vous responsabilisez les organisateurs pour qu’ils prennent le temps de réfléchir avant de confirmer une réservation.
En définitive, l’utilisation d’un logiciel gestion de salle gratuit vous aide à éviter la sous-exploitation de vos espaces. Pour des fonctionnalités plus abouties, demandez vite votre devis ou essayer votre démo personnalisée.