Réservation fantôme ? Quota de réservation pour salle de réunion
Alors que la tendance actuelle est clairement à une réduction de la taille des lieux de travail pour des considérations écologiques et économiques et que le flex office s’impose pour le bien-être des employés et comme suite logique de cette tendance, un manque se fait de plus en plus ressentir : le manque de salles de réunion disponibles quand les collaborateurs sont en présentiel.
Les salles de réunion : une ressource convoitée et rarifiée
La salle de réunion est une ressource indispensable. Et en plus de ce problème, certains utilisateurs pourraient bénéficier de conseils pour optimiser son utilisation. Parfois, sans prendre conscience des problèmes qu’ils peuvent causer, comme la réservation fantôme 👻, amusante pour les non-initiés, mais frustrante pour ceux qui en subissent les conséquences et voient leur journée de travail perturbée.
Vos salles de réunion sont alors bloquées par des réservations vides, que personne n’ose utiliser par crainte de déranger un éventuel retardataire.
Sans le savoir, vous tombez dans le piège d’un utilisateur prévoyant qui a décidé souvent des mois à l’avance que cette salle de réunion serait sienne tous les matins du même jour de la semaine et ceux pendant près d’un an. Grave erreur puisque vous le savez mieux que nous, les emplois du temps de chacun ne sont jamais fixes et de nombreux aléas viennent souvent se glisser dans les réservations de chacun. La voilà l’origine du mal qu’est la réservation fantôme.
Des outils efficaces pour réserver ses salles de réunions
Pour lutter contre ce type de problème rencontré par vos collaborateurs, de nombreux outils existent sur le marché de la gestion de salles de réunion, encore faut-il trouver le bon. Certains outils ne sont tout simplement pas prévus à cet effet et ne sont en réalité que des substituts, faciles à mettre en place, ne respectent pas les normes RGPD. La confidentialité de vos collaborateurs n’est pas assurée, et certaines solutions ne fournissent même pas de nouvelles fonctionnalités ni une maintenance régulière.
Hamilton Meeting est lui est un outil intelligent et développé dont le but principal est la gestion de réservation de salles de réunion. Depuis son apparition sur le marché, l’outil s’est développé et a répondu plus d’une fois aux demandes des clients :
- Respectueux des normes RGPD
- Intelligent et flexible
- Personnalisable selon les environnements techniques des entreprises.
Un logiciel de gestion de salles de réunion doit en être un, et non pas une fiche Excel ou le détournement malin d’une application pas forcément prévu à cet effet.
En effet il ne faut jamais prendre ce genre d’outil de réservation de salle de réunion à la légère ou comme un outil annexe. Ils sont indispensables à une bonne organisation du travail de vos collaborateurs et souvent spécialisés pour cette tâche que vous voulez lui confier. Un mauvais choix d’outil serait préjudiciable dans son utilisation, mais également dans l’évolution de ce dernier avec vos demandes. Un problème de gestion, un couac, une fonctionnalité que vous trouvez manquante, tout sera reçu, traité et géré par un outil sérieux et adéquat. Prenons comme exemple les salles fantômes. C’est une fonctionnalité appréciée de nos clients.
Se débarrasser des mauvais esprits qui hantent vos salles de réunions !
Les impacts de ces salles de réunion vides sur les entreprises sont multiples mais commencent très souvent par une baisse de la productivité, car sans salle de libre, pas de réunion et les projets trainent. Puis arrive le mécontentement des collaborateurs. Ces derniers savent que cette salle est rarement occupée alors que tout le temps réservée, et malheureusement tout ceci se répercute dans votre efficacité sans pouvoir réellement y donner une cause sérieuse et précise, car une salle mal réservée, ça ne fait pas sérieux.
Comprendre les quotas et travailler avec eux
Le quota est une limite imposée à chaque collaborateur de réservation d’une même salle sur une période donnée, pour éviter un abus dans la réservation de salle.
Pour régler ce problème Hamilton Meeting a mis en place de nombreuses fonctionnalités innovantes, dont la plus récente est la mise en place de quota de réservation d’une salle de réunion unique, pour vos collaborateurs. Grâce à ceci, fini les collègues “prévoyants” qui imposent leurs plannings pour trois mois ou plus, pour une salle de réunion nécessaire au travail de vos collaborateurs. Par exemple un collaborateur ne pourra réserver la salle New York que trois fois par semaine pour éviter tout abus.
Ces quotas peuvent paraitre comme des bénédictions pour certains, des punitions pour d’autres. Leur existence aide les premiers, mais ne doit pas pénaliser les seconds pour autant. S’ils sont mis en place, c’est uniquement pour que le travail des uns ne soit pas entravé par celui des autres. Les outils mis en place aident à ceci, mais l’entreprise elle-même doit surtout réussir à faire comprendre à ses collaborateurs que la réservation de salles de réunion via une application est une composante à part entière de la vie de l’entreprise.
Les oublis et les empêchements sont légion dans la vie professionnelle, ils sont aussi à notifier au reste de ses collaborateurs par respect pour ceci. Une réservation sur trois mois d’une même salle hebdomadairement est pratique mais l’activité doit être suivie pour permettre à des collaborateurs sa réservation en cas d’empêchement. Comme dans tout, il faut faire preuve d’intelligence sociale pour que la machine fonctionne correctement.
Conclusion : La mise en place de quota, indispensable pour la gestion de salles de réunion
Si vos ressources en salles de réunion viennent à manquer, sont en passe de devenir rares ou si vous recherchez une plus grande efficacité, il ne faut pas hésiter. Contactez des professionnels de la gestion de salles de réunion qui sauront vous aider dans cette gestion complexe mais essentielle.
La mise en place de nouveaux processus deviendra rapidement un atout pour vous. Les fonctionnalités qui s’ajouteront au fil du temps, grâce à l’expérience acquise ensemble, répondront aux attentes de vos collaborateurs et amélioreront leur satisfaction ainsi que leur productivité. La salle de réunion est une ressource qui est brute et qui se raréfie, il ne faut pas hésiter à la protéger avec des outils de perfectionnement comme la mise en place de quota de réservation pour vos collaborateurs.