Comparatif pour bien choisir son logiciel d’accueil des visiteurs

Vous souvenez-vous de l’époque où pour vous enregistrer, il fallait remplir des formulaires papiers qui prenaient beaucoup de temps ? Cette époque est désormais révolue ! Au fur et à mesure que le marché des logiciels de visiteurs se déploie et que la concurrence gagne du terrain, la politique d’accueil des visiteurs prend une autre dimension. De ce fait, il est important d’opter pour un logiciel adapté à votre entreprise. Voici donc quelques points comparatifs entre différents logiciels du secteur, qui permettront de bien choisir sa politique de visite.

Avant tout, à quoi servent les logiciels de gestion de visiteurs ?

Les logiciels de visiteurs rendent le processus d’authentification des visiteurs plus efficace, précis et cohérent. Ces logiciels surveillent et enregistrent numériquement les informations sur les visiteurs et les collaborateurs d’une entreprise. Leur utilisation est pertinente pour toutes entreprises, peu importe leurs secteurs d’activités (industrie, banques et assurance, agroalimentaire, armement, etc.), qui souhaiteraient éviter la collecte, le traitement et le stockage manuel des données. En effet, ces logiciels présentent plusieurs avantages :

Amélioration de l’expérience des visiteurs en la rendant plus agréable et plus fluide.
Dynamisation de la productivité et de l’efficacité des équipes.
Digitalisation et modernisation de la politique d’accueil.
Garantie de sécurité du bâtiment en contrôlant les entrées et sorties des visiteurs.
Réduction des coûts pour les entreprises grâce à l’optimisation des ressources.

Comparatif des acteurs du secteur des logiciels de visiteurs

Ce comparatif des logiciels de visiteurs met en lumière plusieurs marques de logiciels proposant des offres, des fonctionnalités et particularités différentes. Parmi elles, on peut citer :

Envoy¹ : Présent dans plusieurs villes aux USA et au UK, Envoy se positionne comme une plateforme pour gérer les visites utilisées dans de nombreux secteurs notamment la santé, propose plusieurs gammes de prix.
Robin Powered² : Basé aux USA, cet éditeur cible les entreprises intéressées par le hot-desking. Le mode de facturation fonctionne avec un prix fixe annuel de coût de plateforme incluant 25 licences pour la réservation de postes de travail, salles de réunion. Un coût supplémentaire de module visiteurs par site est à prévoir mensuellement.
Sign In App³ : Basé au UK, l’éditeur propose un concept simple sans coûts cachés de frais supplémentaires pour les fonctionnalités et le nombre d’employés.
Hamilton Visitor⁴ : Éditeur de logiciels français, spécialisé dans la digitalisation de l’environnement de travail, Hamilton Visitor est un logiciel de management des visiteurs, conçu pour fluidifier l’accueil des visiteurs et renforcer la sécurité à l’entrée des bâtiments. La marque propose 3 gammes de prix.

Si au premier abord, il est possible de se dire que tous ces logiciels se ressemblent, il existe néanmoins des éléments différenciants, non-négligeables, qui pourraient être des facteurs d’influence dans le choix de logiciel. Les résultats de l’étude sont répertoriés dans un tableau comparatif ci-dessous.

Résumé du comparatif réalisé sur des logiciels de visiteurs

Pour faire le bon choix, il est important d’avoir une vision d’ensemble sur ce que proposent différents acteurs. Afin de prendre la bonne décision, ce comparatif de logiciels de visiteurs aide à vérifier les diverses fonctionnalités des logiciels, analyser les avantages et inconvénients par rapport à votre cahier des charges, le support client proposé ou encore les garanties RGPD. L’objectif du tableau comparatif est donc de mettre en évidence les similitudes et les différences entre les différentes entreprises de logiciels.

Les fonctionnalités indispensables à un logiciel de visiteurs

Le tableau comparatif des logiciels de visiteurs ci-dessous a été établi selon une liste de fonctionnalités précises :

Pré-enregistrement et enregistrement : étapes de préparation de la visite et de la collecte des données personnelles.
Intégration à des outils tiers : connecter l’outil pour gérer les visiteurs à d’autres solutions informatiques, essentielle à identifier dans un comparatif.
Déploiement cloud : déploiement en version Saas du logiciel. Il permet aux entreprises et aux utilisateurs de s’affranchir de la nécessité de gérer des serveurs physiques eux-mêmes et d’accéder aux mêmes fichiers et applications à partir de presque n’importe quel appareil.
Déploiement On Prem : utilisation de l’environnement de stockage de l’entreprise. Les données des visiteurs sont sauvegardées au sein des serveurs de l’entreprise, à ne pas minorer dans un comparatif pour les entreprises sensibles.
Base de données UE : il est important de savoir pour une entreprise européenne si les bases de données sont stockées dans l’Union Européenne ou hors UE. Effectivement, des réglementations spécifiques comme le RGPD régissent les données des entreprises et garantissent leur sécurité. C’est un élément à prendre en compte avant une décision. Une lecture attentive de ce comparatif est recommandée.
La réglementation RGPD⁵ : ensemble des règles à respecter pour stocker les données personnelles selon la réglementation européenne.
Support en France : il s’agit d’identifier la localisation géographique du support clientèle pour les besoins de maintenance ou d’évolution du logiciel de visiteurs. C’est un point non négligeable au quotidien dans le choix de votre logiciel, et ce comparatif vous aide à prendre une décision stratégique.

Tableau comparatif des logiciels de visiteurs⁶

	Sign In App	Envoy	Robin	Hamilton Visitor
Pré-enregistrement et enregistrement des visiteurs	X	X	X	X
Intégrations aux outils tiers (Outlook, LPDA, Azure active…)	X	X	X	X
Déploiement cloud	X	X	X	X
Déploiement On Prem				X
Base de données hébergées dans l’UE	X			X
Réglementation RDPG	X	X		X
Support en France				X

Résultat du comparatif : logiciel de visiteurs tout-en-un et sécurité

Ce comparatif de logiciels de visiteurs démontre que Hamilton Visitor est la solution de management des visiteurs tout-en-un, à proximité du marché français et européen en termes de service client. En effet, la marque offre une garantie de traitement du support en France ainsi que de l’hébergement des données personnelles en Union Européenne⁷. Déjà adopté par plus d’un million d’utilisateurs, Visitor séduit le cœur des utilisateurs comme Schneider Electric, Thales, ou encore le Groupe Avril, depuis 30 ans maintenant grâce à ces fonctionnalités, tout-en-un. Pour une optimisation totale et efficace de votre environnement de travail, le logiciel a été conçu pour s’adapter à tous les secteurs : défense et armement, santé, agroalimentaire, banques et assurances, événementiel etc.

Des questions ? Alors contactez dès à présent nos experts pour construire ensemble votre espace de travail.

Sources

1 : https://www.capterra.fr/software/143721/envoy

2 : https://www.capterra.fr/software/143909/robin-powered ; https://robinpowered.com/pricing

3 : https://signinapp.com/fr-fr?utm_campaign=visitor-management&utm_medium=cpc&utm_content=homepage-fr&utm_source=capterra

4 : https://hamiltonapps.com/produit/hamilton-visitor/

5 : https://www.consilium.europa.eu/fr/policies/data-protection/#gdpr

6 : https://www.capterra.fr/compare/143721/143909/envoy/vs/robin-powered?vs[]=45015&vs[]=54825

7 : https://nobelia.fr/le-cloud-francais/