Les clés du succès d’un bureau mettant en place le télétravail
Le télétravail est devenu une composante essentielle de l’environnement professionnel moderne. La gestion réussie du télétravail dans un bureau est souvent le résultat d’une collaboration étroite entre les ressources humaines et les autres métiers. Les leviers de réussite d’un tel projet se reposent sur différents aspects à la fois humains, organisationnels comme le nombre de jours de télétravail, l’agencement du bureau, le volet logiciel de télétravail.
Comment réussir la gestion d’un bureau optant le télétravail pour les RH ?
Le télétravail est un modèle d’organisation de travail offrant aux équipes la possibilité de choisir un cadre de vie flexible et différents espaces de travail adaptés à chaque projet. Cette approche vise à favoriser l’agilité dans l’accomplissement des tâches par les collaborateurs. Ce modèle regorge de bénéfices. Il est toutefois recommandé de cadrer la pratique pour en tirer profit. Ci-après quelques conseils pour le démarrage.
Formation et compétences des utilisateurs
Les RH jouent un rôle central dans la formation des employés et des gestionnaires sur la pratique de logiciel de télétravail. Cela peut inclure des formations sur l’utilisation du logiciel de gestion de bureau en télétravail, de déclaration de présence, de réservation de bureau, de collaboration virtuelle.
Gestion des espaces et bien-être des collaborateurs
Le télétravail implique une gestion des espaces, car tous les collaborateurs ne sont pas présents au bureau en même temps. Pour assurer un bureau par collaborateur par jour de présence, une coordination sur les réservations de bureau, l’optimisation de la configuration de l’espace de travail et le nombre de télétravail s’impose. La prise en compte des besoins de tous est un des piliers du bien-être des employés.
Évaluation de l’Impact du mode hybride
Il est important d’évaluer régulièrement les retours d’expérience du passage en mode de travail hybride sur la productivité, la satisfaction des collaborateurs. Cela permet d’ajuster la politique de télétravail, les règles et pratiques.
Checklist d’implémentation d’un projet de télétravail pour les métiers supports
Explorez les facteurs clés de succès pour les services transverses tels que l’IT, les services généraux, favorisant ainsi une culture de télétravail efficace et harmonieuse.
Support du service informatique (IT)
Impliquer le service informatique dès le début du projet garantit une technologie fiable, sécurisée et efficace, soutenant ainsi la combinaison télétravail et bureau de manière optimale :
Sécurité informatique avec un logiciel de télétravail fiable
- Adaptation de la politique de sécurité au télétravail.
- Formation des utilisateurs sur les meilleures pratiques en matière de sécurité pour le travail à distance.
Support technique flexible et réactif
- Assistance technique adaptée aux employés présents au bureau et en télétravail.
- Suivi et résolution rapide des problèmes liés aux logiciels en général et au logiciel de télétravail en particulier avec un support virtuel efficace.
Optimisation des Services Généraux pour soutenir le télétravail
Les services généraux jouent également un rôle crucial dans l’implémentation du télétravail au sein d’une organisation :
Fluidité de l’approvisionnement et de la logistique
- Approvisionnement répondant aux besoins d’un mode de travail hybride.
- Gestion des stocks virtuels pour les fournitures de bureau et besoins basiques au quotidien.
Flexibilité des déménagements et emménagements
Flexibilité de la planification des réaménagements, déménagements suivant les besoins en matière d’espaces de travail (bureau, salle de réunion…).
Quels sont les avantages d’un logiciel de gestion de bureau en télétravail ?
Un logiciel de gestion de télétravail permet à l’entreprise d’encadrer la pratique du télétravail :
- Renforcement de la collaboration entre les équipes
Un logiciel de gestion du bureau en télétravail facilite la collaboration, la coordination entre les équipes et renforce la cohésion la convivialité entre les équipes.
- Flexibilité dans l’utilisation des espaces de bureau
Les collaborateurs peuvent choisir leurs emplacements en fonction de leurs besoins, favorisant ainsi l’efficacité, le gain de temps sur les projets.
- Gestion facilitée pour le suivi du planning
Un logiciel de télétravail simplifie la gestion du temps, permettant aux collaborateurs de trouver un équilibre optimal entre la vie professionnelle et personnelle entre le bureau et le télétravail. Cela contribue au bien-être général et à la satisfaction des employés.
Le télétravail sans un logiciel adapté est un risque
Pratiquer le télétravail sans un logiciel de gestion de bureau en télétravail expose les entreprises à des risques qui peuvent affecter l’ensemble de l’organisation. Investir dans un logiciel de télétravail adapté devient ainsi une nécessité pour assurer une transition fluide vers le travail à distance et garantir la sérénité au bureau.
Un logiciel de gestion de bureau en télétravail pour l’efficacité des équipes
Travailler à distance sans le logiciel de bureau approprié au télétravail peut présenter des risques significatifs tels que la perte de visibilité pour le management sur les différents projets, le déficit de collaboration et d’échange, le risque en termes de sécurité des données et les difficultés dans la gestion de ressources.
Déficit de collaboration et d’échange
Un logiciel de gestion de bureau en télétravail efficace permet d’identifier les jours de présence de ses co-équipiers, coordonnant ainsi la synergie entre les équipes, offrant la possibilité de l’emplacement de bureau à proximité de ses collègues.
Risques en termes de sécurité des données
Le télétravail sans logiciel de gestion de bureau en télétravail dédié peut accroître les risques de sécurité et l’utilisation de canaux alternatifs non sécurisés pour le partage de données.
Difficultés dans la gestion des ressources
Un logiciel de télétravail permet aux RH le suivi des plannings des collaborateurs, le nombre de jours de télétravail, la validation des jours de télétravail, le nombre de jours de présence au bureau ou encore l’accès facile à la charte de télétravail.
Logiciel d’aide à la gestion de réservation de bureau
Le logiciel choisi doit répondre au cahier des charges rédigé qui couvre les besoins des collaborateurs, les exigences techniques et à l’ensemble de l’environnement (immobilier, budget, RH, interopérabilité…). Voici quelques conseils sur les critères :
Personnalisation des espaces de travail
La personnalisation permet des réservations en fonction des besoins spécifiques des équipes, comme la prise en compte de la configuration de l’espace ou des équipements requis.
Visibilité sur la disponibilité des bureaux
Le logiciel de télétravail est censé offrir une vue claire sur la disponibilité des espaces de travail en temps réel pour éviter les conflits de réservations.
Rapports et analyses sur la pratique du télétravail
Bien choisir un logiciel de gestion de bureau en télétravail capable d’intégrer des analyses pour évaluer le taux d’utilisation des bureaux, le respect du cadre de télétravail.
Flexibilité dans la politique de réservation
Sélectionner un outil accessible en SaaS afin de permettre la réservation de bureau et de déclaration de télétravail à tout moment et de n’importe où, sur ordinateur, mobile ou tablette.
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