Avantages : digitaliser le registre d’accueil de visiteurs
De nombreux établissements consignent systématiquement le nom de leurs visiteurs dans un registre. Il est pourtant plus bénéfique de recourir à la digitalisation de cette tâche avec une borne d’accueil. Découvrez 10 avantages avec Hamilton Apps.
1. Gagnez du temps avec un système innovant
Entrer les données sur une borne d’accueil ne prend que quelques instants. Son utilisation est intuitive, permettant aux visiteurs de remplir eux-mêmes les champs désirés sans que vos agents aient besoin de les encadrer. Vous évitez également les longues discussions à l’accueil ainsi que les incessants coups de fil vers les personnes qu’ils viennent voir.
2. La borne d’accueil : un outil personnalisable
Vous êtes libre de déterminer les informations à récolter pour mieux contrôler l’accès à vos locaux : les noms et les prénoms des visiteurs, la personne visitée, la cause de la visite, le numéro de badge, la date, l’heure d’arrivée et de sortie.
3. Un accès maîtrisé des visiteurs avec une borne d’accueil
Pour que des étrangers ne s’infiltrent pas dans vos locaux, vous pouvez faire en sorte qu’ils soient préenregistrés dans votre système après avoir pris rendez-vous avec l’un de vos employés. Vous saurez d’avance ce qu’ils viendront faire et seules les personnes autorisées recevront un badge.
4. Pratique pour trouver une information rapidement
Si vous êtes à la recherche d’un renseignement, vous n’aurez plus besoin de compulser un ou plusieurs gros registres. En utilisant un filtre, vous obtiendrez en quelques secondes la liste des individus ayant visité votre entreprise à des dates ou à des heures spécifiques.
Vous saurez également qui sont les visiteurs récurrents. Si vous êtes intéressé par une personne précise, vous réaliserez une simple requête pour voir l’historique de ses déplacements sur votre site.
5. Optimisez la sécurité dans vos locaux
En cas de sinistre, vous serez en mesure de visualiser la liste des personnes présentes sur site, aussi bien vos propres employés que les visiteurs. Repérez ceux qui n’ont pas encore été évacués pour que les secours viennent les chercher rapidement.
6. Préservez la confidentialité et la sécurité de vos données
Chaque personne qui utilise votre registre est susceptible de voir le nom de celles qui sont venues avant elle. Avec la digitalisation, les données ne sont accessibles qu’aux administrateurs.
7. Reflétez une image moderne de votre entreprise
La mise en place d’un système digital démontre que votre organisation est moderne. Votre mode de gestion s’appuie sur les dernières technologies dans le but de renforcer votre efficacité.
8. Protégez la planète avec la dématérialisation
Vous minimisez votre empreinte environnementale en réduisant le recours aux formulaires ou aux registres en papier. Vous optimisez également l’espace pour l’archivage de vos documents.
9. Préservez la santé des usagers
L’utilisation d’une borne d’accueil sans contact réduit les risques de transmission de maladies entre vos employés et vos visiteurs. En effet, ces derniers ne sont plus obligés de se passer un stylo et le papier qui sont de potentiels vecteurs de virus.
10. Une traçabilité sans faille des mouvements des visiteurs
En cas de fuite d’information ou d’un préjudice quelconque (vol, dégradation, atteinte à l’intégrité de la personne, etc.) causé par une personne de passage, vous disposez des renseignements la concernant grâce à votre borne d’accueil.
Pour finir, la borne d’accueil d’Hamilton Visitor vous offre une expérience utilisateur agréable. Elle est ergonomique et si pratique, aussi, demandez votre devis dès maintenant.