Faciliter l’enregistrement des visiteurs en maison de retraite.
Les personnes âgées font partie des groupes de population vulnérables. Pourtant, lorsqu’ils résident dans une maison de retraite, les visites régulières des amis et de la famille leur permettent de maintenir un lien fondamental avec l’extérieur. Face à ces nombreuses visites, les structures sont souvent débordées et gèrent l’accueil avec les moyens du bord. C’est surtout le cas depuis la pandémie de Covid-19 où les vérifications ont été renforcés. Les procédures d’enregistrement prennent du temps, ce qui conduit à une baisse de la qualité d’accueil. Comment procéder pour faciliter le registre des visiteurs ? La borne d accueil représente-t-elle une solution efficace ?
Registre des visiteurs en maison de retraite, quelle importance ?
Le registre représente un document qui permet de retracer les visites des personnes qui entrent et sortent d’une structure. Il est utilisé au quotidien dans les sociétés et les établissements de santé. Dans le contexte sanitaire actuel, il est considéré comme un document important pour garantir la sécurité des résidents.
Lorsqu’une personne rend visite à un membre de sa famille, il doit passer par le registre des visiteurs. Ce dernier permet à la maison de retraite de garder une trace de sa visite. Le document fait état des informations suivantes : l’identité de la personne, le résident à qui il rend visite et ses coordonnées.
De nombreuses maisons de retraite utilisent encore un registre en version papier pour enregistrer leurs visiteurs. Dans ce cas, les visiteurs doivent remplir manuellement un formulaire à l’accueil. A contrario, d’autres établissements utilisent désormais la version numérique à l’aide d’une borne d accueil.
Réduire les informations collectées pour un registre efficace
Pour faciliter l’accueil des visiteurs, le registre doit être facile à remplir. Quel que soit le support utilisé, assurez-vous qu’il soit lisible et que la police utilisée soit adaptée à tous les visiteurs.
Certains formulaires demandent des informations qui ne sont pas pertinentes pour une visite. Dans le cas d’un format numérique, il est important de bien distinguer les informations importantes des informations non essentielles. La borne d accueil doit contenir les données de base suivantes :
- Le nom du visiteur ;
- la date de la visite ;
- le nom du résident à visiter ;
- l’heure d’arrivée et de départ.
En fonction de la nature des visiteurs dans la maison de retraite, vous pouvez ajouter un champ supplémentaire. Si votre structure reçoit des prestataires régulièrement, vous pouvez ajouter un champ « raison de la visite » pour les distinguer des familles, par exemple.
L’utilisation des informations collectées depuis la borne d accueil dans le cadre d’une visite doit être conforme au RGPD (règlement général sur la protection des données). Depuis la pandémie, les visiteurs doivent désormais fournir des informations supplémentaires afin de préserver les personnes âgées.
La borne d accueil : pour un enregistrement plus facile des visiteurs
La mise en place d’un système de gestion efficace des visiteurs représente une bonne initiative. Cependant, pour renforcer la sécurité dans les établissements de santé, nous estimons que le registre numérique représente une meilleure option.
L’utilisation d’une borne d accueil vous permet, par exemple, d’attribuer un badge nominatif à un visiteur. Les badges visiteurs permettent de contrôler les autorisations d’accès. Par ailleurs, votre logiciel garantit une traçabilité de toutes les visites sur la durée. En cas de problème, vous pouvez facilement vérifier la période de passage d’un visiteur.
Si vous pensez opter pour une solution numérique de gestion des visiteurs au sein de votre établissement, n’hésitez pas à nous contacter pour obtenir davantage d’informations.