Pré-enregistrement et enregistrement : les étapes clés d’accueil des visiteurs

L’accueil des visiteurs est une étape clé pour toute entreprise. Cela constitue la base d’une expérience mémorable qui peut grandement influencer leur impression sur l’entreprise. Ainsi, afin de faciliter leur visite, il est important de simplifier l’accès de vos visiteurs, de manière digitale, grâce à deux étapes fondamentales : le pré-enregistrement et l’enregistrement de vos visiteurs.

L’expérience de vos visiteurs commence avant la visite

Accueillir et gérer les visiteurs de manière fluide et sécurisée sont essentielles pour l’efficacité et l’image de l’accueil. Préparez en amont les visites de vos invités, des groupes de visiteurs en mettant en place un pré-enregistrement. Cela permettra d’optimiser la fluidité de la réception et de gagner ainsi du temps à leur arrivée.

Le pré-enregistrement des visiteurs : en quoi cela consiste ?

Le pré-enregistrement est l’étape clé d’enregistrement des visiteurs effectué en amont de la visite. C’est une étape simple et rapide, qui leur permettra de bénéficier d’un accueil unique. L’hôte devra ainsi renseigner leurs informations au préalable, telles que le nom, le prénom, l’adresse email et le numéro de téléphone du visiteur. Le but du pré-enregistrement est de réduire le temps d’attente à l’entrée et de fluidifier le trafic sur votre site.

Le pré-enregistrement est donc une étape cruciale du processus d’accueil, si vous souhaitez recevoir vos visiteurs de manière simple et efficace. L’aspect digital de ce service apporte une pertinence qui permettra de faire passer votre accueil à la vitesse supérieure.

Le pré-enregistrement : une expérience de visite sur mesure

Une fois les informations renseignées, les visiteurs recevront une notification par mail des indications liées à la visite. Cela comprend l’objet de la visite, l’adresse, éventuellement les consignes de sécurité, des documents à signer et le QR code d’entrée. Il suffit de scanner ce QR code à l’arrivée, permettant ainsi d’effectuer l’enregistrement dans l’entreprise via la tablette. En quelques clics, l’hôtesse d’accueil ou le visiteur en auto-enregistrement pourra imprimer le badge d’accès. Cet aspect sérieux et professionnel renforcera la satisfaction de vos clients et visiteurs.

Une expérience de visite réussie grâce à des process performants

Après que vous vous soyez chargé du pré-enregistrement de vos visiteurs, il est temps à présent de préparer vos équipes d’accueil à l’arrivée sur site de vos clients.

Pilotez vos équipes lors de l’accueil de vos visiteurs

Grâce aux données récoltées à l’enregistrement, vous connaîtrez à l’avance les visites du jour, le statut de vos clients, qu’ils soient VIP ou non, et vous pourrez anticiper toutes les demandes complémentaires. Ces données seront regroupées dans un tableau de bord virtuel résumant l’enregistrement de toutes les visites à venir, ce qui vous permettra d’identifier la charge de travail, de mieux vous organiser, et de mobiliser les équipes d’accueil nécessaires, si besoin.

Ainsi, vous aurez la maîtrise du parcours de vos visiteurs dans votre entreprise, en amont et pendant la visite. Vos équipes pourront mieux les guider, et de ce fait, laisser une impression positive à vos visiteurs.

Digitalisez la politique d’accueil et l’enregistrement des visiteurs

La digitalisation au sein de votre politique d’accueil est une partie intégrante du processus et présente plusieurs avantages pour les entreprises. En effet, elle permet :

• La simplification et l’automatisation de l’enregistrement à l’accueil : les entreprises sont plus efficaces et productives, l’attente est réduite, et les visiteurs sont satisfaits.

• La fluidification de l’expérience des visiteurs au sein de l’entreprise : plus besoin de mettre une personne à l’entrée grâce à l’accès libre-service aux bornes d’accueil, au scan des QR codes sur les tablettes.

• La gestion centralisée des données des visiteurs : les informations des visiteurs sont centralisées sur le cloud, ce qui permet de mieux les stocker, de mesurer la performance de la réception des clients, et de faciliter le partage d’informations entre collaborateurs.

• La sécurisation de vos sites : vous contrôlez l’accès de votre entreprise en sachant en temps réel qui est présent ou non. La mise en place d’un système de visiophone renforcera la sécurité dans vos locaux, ainsi, vos agents d’accueil pourront identifier les visiteurs qui se présenteront à eux.

• Le respect des normes RGPD : les données personnelles de vos visiteurs sont sécurisées sur le cloud dont vous seul aurez l’accès. Au lieu donc de les répertorier dans un registre en papier à la vue de tous, vous contrôlerez mieux l’accès à ces informations sensibles.

Les outils, un enjeu pour un accueil professionnel

A l’ère où le digital est en plein essor et que les entreprises se soucient de l’image reflétée auprès des visiteurs, le papier n’est plus à l’ordre du jour au vu de l’émergence des outils digitaux facilitant la politique d’accueil des entreprises. Ces outils sont des logiciels de digitalisation de l’environnement de travail, aussi appelé, systèmes de gestion des visiteurs.

Un Système de gestion des visiteurs est un outil conçu pour automatiser le processus de pré-enregistrement et d’enregistrement des visiteurs ainsi que leur accès à l’entreprise. Il permet de collecter les données des clients, s’adapte et s’intègre facilement à votre environnement de travail, valorisant ainsi votre image de marque.

Système tout-en-un d’enregistrement et accueil des visiteurs

Parmi les multitudes de systèmes de gestion des visiteurs, Hamilton Visitor se distingue par ses fonctionnalités complètes. En effet, ce portail digital bénéficie d’éléments clés comme le pré-enregistrement et l’enregistrement des visiteurs, qui permettent de fluidifier la réception des visiteurs, tout en contrôlant en temps réel l’accès au site. Ce système souple, dispose de fonctionnalités multiples, combinables avec d’autres systèmes tels qu’Outlook, et bien d’autres systèmes informatiques tiers, et propose des options utiles et pratiques comme la réservation de taxis ou encore la traçabilité des plis et colis à l’accueil. Visitor offre une expérience de visite, au-delà des fonctionnalités, pour un accueil de qualité.

Pour une optimisation totale et efficace de votre environnement de travail, le logiciel Hamilton Visitor est adapté à tous les secteurs : de la défense et armement à la santé, en passant par l’agroalimentaire, l’hôtellerie ainsi que les banques et assurances, la gestion des visiteurs n’a jamais été aussi simple.

Avec Visitor, fluidifiez l’accueil et modernisez votre image en digitalisant la réception au sein de votre entreprise. N’hésitez pas à contacter nos experts et construisons ensemble votre accueil du futur.