Organisation des espaces de travail : un véritable défi

La gestion des salles de conférence n’est pas toujours aisée, surtout si elles sont nombreuses et qu’elles sont sollicitées par des dizaines de participants. En vous servant du logiciel de réservation de salle d’Hamilton Apps, vous relèverez ce défi haut la main.

Optimisez votre organisation avec un logiciel de réservation de salle

Votre entreprise emploie des centaines de personnes susceptibles de se réunir périodiquement dans des salles de conférence. La gestion de ces salles peut être une gageure, notamment si plusieurs rencontres sont programmées aux mêmes heures.

Un logiciel de réservation de salle permet à vos collaborateurs d’organiser leurs réunions efficacement. Ils y choisissent une date et une heure et confirment. Cet outil leur donne également les renseignements sur la capacité de chaque espace pour que chaque participant ait un siège. Ils pourront plus tard se positionner sur une autre pièce en fonction de l’évolution de leurs besoins (plus d’auditeurs, besoin d’un matériel audiovisuel plus performant…).

Ce programme étant accessible à tout moment, les employés qui alternent le travail en présentiel et en distanciel ont la possibilité de s’en servir pour bloquer un bureau quand ils viendront sur site. Le jour J, ils occuperont simplement le poste souhaité.

D’un seul coup d’œil, vous y voyez les salles assignées, celles qui sont réellement utilisées et celles qui sont vides. Vous accédez au planning d’utilisation complet ainsi qu’au taux d’occupation de chaque pièce en temps réel. En tant que gestionnaire, vous y repérez les désistements et serez donc à même de contacter les utilisateurs qui voulaient occuper la salle.

Ce logiciel est aussi pratique pour l’organisation des salles de formation. Même si vous devez gérer plusieurs groupes, vous serez toujours en mesure de leur proposer un espace conforme à leur effectif.

Quelles sont les fonctionnalités de ce logiciel ?

Le logiciel de réservation de salle possède une interface sur laquelle vous trouverez toutes ses fonctionnalités. Son utilisation est ergonomique et intuitive. Afin d’oublier les oublis et les retards, vous pouvez par exemple faire en sorte qu’il envoie des notifications aux responsables ainsi qu’aux organisateurs.

Il vous aide aussi à réaliser des reportings grâce auxquels vous évaluerez vos coûts et le coût d’exploitation de chaque espace et ainsi de fixer un loyer juste. Repérez les postes budgétivores ainsi que les salles qui sont sûres ou sous-exploitées. Dressez un historique d’utilisation entre des dates. Vous pouvez également y consigner les incidents qui auraient pu se produire dans chaque pièce.

C’est en analysant ces données que vous serez à même de prendre de meilleures décisions et d’améliorer vos prestations pour qu’elles correspondent à l’attente des usagers.

Cet outil flexible et évolutif s’adapte à vos besoins, aussi, configurez-le selon les contraintes de votre organisation. Ajoutez-y autant de salles que vous le souhaitez, même si elles se trouvent sur différents sites et disséminées dans plusieurs pays.

Ce logiciel de réservation de salle de réunion s’avère enfin polyvalent. Sur une même interface, vos collaborateurs commandent leurs repas ou prestations à travers un service de conciergerie. Il vous aide aussi à gérer vos visiteurs et ainsi à améliorer la sécurité de vos locaux.

Pour conclure, le logiciel de réservation de salle d’Hamilton Apps vous permet d’optimiser votre organisation et soutient votre performance. Les participants aux réunions seront de leur côté toujours satisfaits de vos prestations.