Le badge pour accéder à tous vos rendez-vous et visites

Nous nous sommes tous déjà perdus quelque part, que ce soit dans les plus petits espaces possibles, ou dans les plus grands bureaux, ces espaces n’étant clairement pas construits à taille humaine. Dans le cadre professionnel dans lequel nous évoluons, ceci ne fait pas très sérieux et nous stresse inutilement. En plus, cette perte de repère et de direction n’est pas obligatoirement de notre fait, souvent nous avons été mal aiguillés, voir pas orienté du tout. Alors imaginez si c’est de vos locaux dont il est question ! Aimeriez vous que vos visiteurs soit désorientés ou pire entre dans des zones où vous n’aimeriez pas qu’ils posent les pieds ? Parlons en plus en profondeur…

Pourquoi est-il nécessaire de mieux gérer vos rendez-vous et le déroulement de vos visites ?

Un rendez-vous est la rencontre de deux ou plusieurs personnes. La prise de rendez-vous est d’ailleurs courante dans le monde professionnel, courante mais pas tout le temps organisé pour le mieux, c’est pour cela que des outils intelligents existent pour aider les professionnels de l’accueil. Ces outils sont de véritable accesseur, une sorte de second assistant aux côtés des équipes d’accueil. Avec eux la gestion des visites est plus fluide et organisée.

Pour autant ces outils et votre personnel n’ont pas non plus des yeux partout et leurs erreurs arrivent très vite. Heureusement la plupart du temps quand un visiteur arrive, un de vos collaborateurs est là pour l’accueillir et le diriger vers votre point de rendez-vous, limitant à néant le risque de perte ou d’égarement dans des endroits non autorisés à votre visiteur.

Ce processus occupe le temps de vos collaborateurs alors que vous préfèreriez sûrement les voir sur des sujets essentiels. Alors dans les quelques cas où ces derniers ne sont pas disponibles pour accueillir un visiteur, comment faire ?

Le badge, un outil de confiance et de sécurité

Certains outils d’accueil intelligents comme Hamilton Apps vous propose une option très utile dans ce genre de situation ou même de visite plus commune, l’opportunité de délivrer un badge à chaque visiteur en plus d’un préenregistrement de cette visite, permettant au professionnel de l’accueil de préparer la visite. Ce badge a d’abord pour fonction d’indiquer le statut de votre visiteur durant son rendez-vous, il le différencie des autres employés autour de lui qui ne porte pas de badge de la même couleur par exemple. Le badge indique à vos équipes de sécurité, que c’est bel et bien un visiteur qui ne doit pas accéder à certaines parties de vos locaux, sauf s’il est accompagné par un collaborateur attitré à sa personne.

Un badge en plus d’un indicateur de l’identité du visiteur, devient alors une caution de sécurité, vous permettant de suivre les mouvements de vos visiteurs et de l’indiquer comme tel auprès de vos collaborateurs.

Une simple création de badge peut alors renforcer la sécurité de vos locaux et de vos équipes en plus de faciliter le déroulement de la visite. La clarté obtenue par la simple création d’un badge vous ouvre de nouvelle porte et possibilité pour la gestion de vos locaux, de votre flot de visiteur et de la prise de rendez-vous sur votre site.

Le professionnalisme passe par le badge

Chaque rendez-vous doit donc être préparé au mieux, pour montrer le respect que l’on porte au visiteur, mais également pour allouer le moins de ressources pour obtenir le meilleur résultat. La délivrance d’un badge est l’une de ces actions indispensables pour bien commencer un rendez-vous en plus du préenregistrement fait par le collaborateur désigné pour accueillir votre visiteur.

Il est important de mettre à la fois votre visiteur et votre équipe d’accueil en confiance, en envoyant toutes les bonnes informations préalablement pour éviter tout problème de communication. Un mail envoyé au futur visiteur avec les règles de l’entreprise peut être une manœuvre intelligente, de même pour le remplissage de la fiche visiteur au maximum, indiquant bien les informations nécessaires et rajoutant des messages annexes pour que la visite soit appréhendée au mieux par les équipes d’accueil. Ces derniers peuvent d’ailleurs pré imprimer le badge qui sera celui du futur visiteur, afin de gagner du temps en s’avançant sur sa venue et ne pas rencontrer de problème de dernière minute.

L’équipe d’accueil et le visiteur ne doivent d’ailleurs pas être les seuls à être prévenus de l’arrivée de ce fameux visiteur, les équipes de sécurité et vos collaborateurs peuvent également être prévenus pour que ceux-ci ne soient pas étonnés de voir un invité accédant au site sans information. La préparation d’une visite, même minime doit être méticuleuse pour que le visiteur se sente le mieux accueilli possible et surtout estimé, car même pour un court passage, savoir qu’un badge à son nom a été imprimé prouve que l’entreprise respecte et considère chaque collaborateur et visiteur.

Conclusion

Pour qu’une visite se passe dans les meilleures conditions, il est recommandé de bien la préparer. Le moindre rendez-vous peut s’avérer clé dans le futur de votre entreprise, il est donc nécessaire de tous les prendre au sérieux pour l’image de l’entreprise. Ce sérieux s’incarne dès lors par l’attribution d’un badge personnalisé pour vos visiteurs, pour les différencier de vos collaborateurs et les empêcher dès lors d’atteindre certaines parties de vos locaux qui ne leur sont pas destinées. Les visiteurs apprécient votre professionnalisme lorsqu’ils comprennent qu’ils étaient attendus. Le respect est mère de beaucoup de vertus et de future collaboration fructueuse, et on respecte un visiteur quand on a programmé sa visite avec soin !