Casiers libre: un pas vers le flex-office pour vos collaborateurs

Avec l’avènement des pratiques de travail en flex-office, de nouvelles problématiques sont apparues qui peuvent poser des problèmes à vos collaborateurs. Outre le manque de bureau, la mauvaise communication sur la réservation des espaces de travail disponible ou la présence ou absence de certains collaborateurs, il existe aussi la question d’où vos affaires peuvent être déposées. En effet vous n’avez plus de bureau attitré et donc plus d’endroit où déposer vos affaires encombrantes en toute sécurité. Pour cela certaines structures proposent des casiers connectés libres qui permettent à vos collaborateurs d’y déposer leurs affaires d’une journée, ou plus si le nombre de casier le permet. Mais cette option, qui est une décision des entreprises qui les mettent en place, est encore trop peu démocratisée.

De nouvelle méthode : le flex-office

Avant de parler des solutions, il convient de parler du processus qui entraine tous ces changements. Le flex-office est un mode de travail hybride qui vous permet à la fois d’économiser vos espaces de travail et de proposer à vos collaborateurs une plus grande autonomie en passant par du télétravail, souvent préconisé par les employés et beaucoup plus démocratisé depuis la pandémie. Cette méthode de travail se base sur la responsabilité professionnelle de chacun et peut être encadrée par des règles mises en place par l’entreprise qui accepte son déploiement et pour accompagner vos équipes dans cette transition parfois difficile et nécessitant beaucoup d’autonomie.  Des solutions existent comme Hamilton Deskbooking qui s’adapte à vos besoins et aide vos équipes à acquérir cette discipline et cette autonomie qui peut leur faire défaut lors de l’installation d’un système de travail qu’ils découvrent.

De nouvelles problématiques : plus de poste fixe

Bien que cette évolution ait de nombreux avantages, elle n’est pas dépourvue de problématiques qu’il faut apprendre à gérer pour la rendre à termes agréable à vos équipes. L’une des problématiques les plus importantes à solutionner est la désormais l’absence de poste fixe. Plus de poste fixe signifie plus d’endroit où retrouver ses affaires de travail le lendemain, car chaque poste peut être réservé. Cela pose alors un problème pour vos collaborateurs qui peuvent éprouver des difficultés à laisser leurs affaires personnelles sur site sans un réel assurance de les retrouver en bon état le lendemain, ou même les retrouver tout simplement. Mais le problème est également à double face, car par crainte de perdre ou d’abimer inutilement leur matériel, certains de vos collaborateurs peuvent refuser de rapporter certains outils de travail, ce qui rend donc leur travail sur site moins efficace, tout le contraire de l’objectif voulu par la mise en place de ce flex-office.

La solution à ces problématiques peut être trouvée dans la mise en place d’équipement plus sécurisé et pratique pour vos équipes : les casiers libres et connectés.

Une solution à un problème : le casier libre

Un casier libre et connecté est un dispositif en hardware, un espace dédié au dépôt de vos effets personnels ou de vos équipements professionnels, bref un coin avec des casiers pour vos collaborateurs.

Mais pas seulement, le casier libre et connecté est le prolongement du flex-office, appliqué au casier. En effet, cet ensemble de casiers que vous disposerez dans vos locaux est comme vos bureaux, libre d’accès et de réservation à chacun de vos collaborateurs. Les employés pourront dès lors jouir de la possibilité de déposer leurs affaires dans le casier, réservé ou une fois sur site, et qui aura en option le fait de le garder réservé même pour une nuit pour y déposer des affaires de travail qu’ils ne veulent pas ramener chez lui.
Grâce à l’application de l’un de nos partenaires, BeeCase, vous pourrez donc réserver un casier pour une durée définie pour garder vos affaires en sécurité avant de les retrouver à la fin de votre journée, vous enlevant le stress inutile du rangement de vos affaires pour ne pas déranger vos collaborateurs ou de la perte de vos effets personnels.

Conclusion :

La mise en place du flex-office ne se résume pas uniquement à un changement d’habitudes de travail. Elle implique également une transformation de l’organisation et de l’aménagement des bureaux. L’objectif premier de ce mode de fonctionnement est bien sûr de rationaliser et d’optimiser l’utilisation de l’espace, mais il ne doit pas se limiter à un simple gain de mètres carrés pour l’entreprise. Il s’agit aussi de repenser les espaces dédiés aux collaborateurs, afin qu’ils soient adaptés à cette nouvelle façon de travailler et qu’ils répondent à leurs besoins concrets.

On ne peut raisonnablement demander à des collaborateurs, habitués parfois depuis des années à un environnement fixe et stable, de tout bouleverser du jour au lendemain sans accompagnement. La réussite du flex-office passe nécessairement par des solutions intelligentes et accessibles, comme Hamilton Deskbooking, qui facilitent la réservation et la gestion des postes, ou encore par des équipements ergonomiques et pédagogiques qui rendent l’adoption de ce modèle plus simple et naturelle.

Au-delà des outils numériques, il est essentiel de créer des espaces adaptés aux nouvelles pratiques induites par le flex-office : zones de concentration, espaces collaboratifs, lieux de convivialité, ou encore postes isolés pour les moments de réflexion. Ces aménagements contribuent non seulement au confort et à la productivité des collaborateurs, mais aussi à la crédibilité de l’entreprise dans sa démarche.

En définitive, un flex-office réussi ne se décrète pas, il se construit. Il exige une vision claire, des moyens adaptés et un véritable accompagnement humain, afin que l’entreprise et ses locaux soient réellement alignés avec cette méthode de travail, et non pas simplement labellisés comme tels.