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Cas d’étude – Fidal
« Les logiciels Hamilton Visitor et Hamilton Meeting se sont révélés très efficaces, ce qui a notamment facilité l’expérience de l’utilisateur final ».
Produits utilisés
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Hamilton Visitor
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Hamilton Meeting
Résultats obtenus
Actuellement, plus de 1 400 employé(e)s de FIDAL utilisent les logiciels Hamilton Visitor et Hamilton Meeting. C’est une solution qui offre des rapports précis et détaillés sur l’usage des salles de réunion et la consommation des ressources. Avec l’installation du logiciel, les employé(e)s de FIDAL ont signalé une amélioration significative de la collaboration ainsi qu’une réduction du temps de réservation des salles de réunion et des ressources
Hamilton Meeting – application de gestion des salles de réunion :
Les employé(e)s peuvent réserver une salle de conférence in situ ou ex situ ainsi qu’utiliser d’autres fonctionnalités comme commander des repas, du matériel de bureau, des équipements vidéos, sonores, informatiques, etc.
En cas d’absence, les salles de réunion redeviennent automatiquement disponibles (après une période de temps prédéfinie) pour la réservation, ce qui permet une meilleure utilisation des ressources.
Hamilton Visitor – application de gestion des visites :
Hamilton Visitor a supprimé toute paperasse et autres tracas de la procédure d’enregistrement des visiteurs. Les visiteurs peuvent désormais s’enregistrer facilement en scannant le code QR envoyé dans leur email d’invitation ou en scannant une pièce d’identité gouvernementale. La fonctionnalité de notification intelligente permet à l’hôte de connaître l’état d’enregistrement de ses invités.
La réception peut notifier l’équipe de sécurité ou le directeur des installations par email ou SMS des cas d’urgence, ce qui a pour effet de renforcer la sécurité d’ensemble des locaux.
Le client
FIDAL est un des plus grands cabinets d’avocats français dont le siège est situé à Paris. Elle existe et exerce le droit dans divers domaines juridique depuis plus de 90 ans. FIDAL emploie plus de 1 400 avocats et experts légaux, y compris plus de 300 partenaires.
La société travaille intimement avec des organismes de divers secteurs et cultive des relations de long terme avec ses clients, lesquels souhaitent acquérir une connaissance des marchés français tout en bénéficiant de l’expertise reconnue de FIDAL dans les questions internationales.
Obstacles
FIDAL souhaitait transférer son siège dans des locaux plus spacieux à Paris. L’entreprise utilisait un registre physique pour consigner et gérer les demandes de réservation des salles de réunion. Elle cherchait une solution connectée pour aider ses 1 400 employé(e)s à gérer et mieux organiser la réservation des 120 salles de réunion disponibles au siège.
Elle voulait également rationaliser l’expérience de gestion de ses visiteurs et renforcer la sécurité en créant une procédure d’enregistrement des visiteurs pour la clientèle haut de gamme.
Pour finir, FIDAL souhaitait créer un espace de travail ouvert pour ses employé(e)s afin de promouvoir leur collaboration, à l’aide d’un logiciel à la fois simple et puissant.
Résolution
Après un examen minutieux du marché et des logiciels disponibles, FIDAL a opté pour Hamilton Meeting et Hamilton Visitor en raison de leur capacité d’intégration et de leur utilisation facile.
Avec l’aide de l’équipe d’assistance et de formation d’Hamilton Apps, les employés de FIDAL ont appris à mettre en œuvre le logiciel à la fois simple et puissant Hamilton Meeting.
En outre, la réception du nouveau siège de FIDAL a subi une grâce à Hamilton Visitor. La rationalisation de l’enregistrement des visiteurs, l’impression des pass des visiteurs et la gestion du parking pour les véhicules du logiciel de gestion des visiteurs ont permis de renforcer la sécurité générale des locaux de l’entreprise.
Par ailleurs, Hamilton Meeting & Hamilton Visitor ont aidé FIDAL à réaliser ce qui suit :
- Un logiciel de gestion des salles de réunion et des visiteurs centralisé et facile à utiliser.
- Un accès instantané permettant aux employé(e)s de réserver à distance leur espace, depuis un bureau différent ou depuis leur smartphone, avant même qu’ils n’arrivent au bureau.
- Commander des repas et des ressources à l’avance, pour la préparation d’importantes réunions.
- Les voyants (vert pour « disponible », rouge pour « occupée ») des tablettes situées à l’entrée des salles de réunion d’Hamilton ont éliminé toute confusion possible et informent les collègues du déroulement d’une réunion importante.
- L’option d’importation des données permet au cabinet d’avocat d’utiliser ces dernières pour nourrir sa plateforme de sécurité ou pour les transférer vers des outils de signalement afin de visualiser les données du lieu de travail.
- L’élimination totale du papier et des registres.