10 bonnes pratiques pour une transition réussie vers une organisation hybride avec du télétravail
Le monde évolue rapidement, et la transition vers une organisation hybride avec du télétravail implique des ajustements cruciaux. Voici quelques bonnes pratiques pour réussir le fonctionnement.
1. Informer et communiquer en interne avec les équipes
Une communication efficace est fondamentale lors de la transition vers l’organisation du travail hybride et le télétravail. Voici comment assurer une transition réussie :
Encourager une communication transparente et régulière
Une communication transparente crée un climat de confiance où les collaborateurs se sentent à l’aise pour partager leurs préoccupations et leurs idées sur la nouvelle organisation hybride qui arrive. L’utilisation des canaux de communication accessibles à tous, tels que des courriels, des réunions virtuelles, des plateformes de messageries instantanées ou des intranets d’entreprise, pour diffuser régulièrement les actualités, est essentielle dans une organisation hybride et télétravail.
Favoriser des réunions régulières pour maintenir le lien social
Les réunions régulières, qu’elles soient virtuelles ou en présentiel, sont vitales pour maintenir le lien social et renforcer le sentiment d’appartenance à l’équipe et à l’entreprise. En plus des réunions en présentiel pour discuter des aspects de l’organisation du télétravail, il est également important d’organiser des rencontres informelles, conviviales avec des activités de type team building pour favoriser les échanges sociaux et encourager les discussions sur des sujets non professionnels.
2. Consulter le personnel sur les jours de télétravail
Avant de mettre en place une politique de télétravail, il est recommandé de consulter le personnel, le CE, sur l’organisation hybride et le cadre du télétravail pour comprendre leurs préférences et besoins collectifs.
Définir des horaires et jours de travail flexibles
La flexibilité des jours et horaires est un bénéfice du système hybride. Après avoir recueilli les opinions des employés, gérez les jours de télétravail dans une application de gestion du télétravail.
Encourager la collaboration pour établir des calendriers de télétravail efficaces
La collaboration entre les membres de l’équipe est essentielle pour élaborer des calendriers de télétravail qui fonctionnent pour tous. C’est un cercle vertueux. Si les jours de présentiel et de télétravail sont bien coordonnés, la collaboration est fructueuse. L’objectif est de trouver un équilibre car les bénéfices du présentiel ne remplaceront pas ceux du télétravail et vice versa. C’est tout l’enjeu de l’organisation hybride.
3. Adopter des politiques de gestion des performances à l’application du mode hybride
Le choix d’un modèle hybride implique une adaptation avec la mise en place d’un certain nombre de règles et de politiques RH adaptées au travail hybride. Ce cadre permet une évaluation efficace. Voici comment on peut développer cette pratique :
Mesurer l’impact de l’application d’une politique hybride et optimiser les espaces de travail
Vous pouvez mettre en place des indicateurs de mesure de l’efficacité du système hybride, par exemple, en analysant régulièrement le taux de satisfaction sur les espaces de travail ou des outils de communication en télétravail. Pour y arriver, l’optimisation des espaces est plus efficace avec une application de réservation des postes de travail afin de garantir une place réservée à chaque collaborateur, calculer le taux d’occupation des espaces et identifier les jours de télétravail favoris des équipes.
Adapter les objectifs de gestion du travail hybride et télétravail
Une fois l’analyse effectuée et les applications informatiques en place, il est plus simple de définir des objectifs clairs et mesurables pour les collaborateurs. Pour les postes de travail en mode hybride, vous pouvez mesurer par exemple la productivité à distance, la collaboration virtuelle. Si des collaborateurs ne sont pas éligibles au télétravail, choisissez un autre mode de suivi.
4. Offrir un soutien technique et une assistance en télétravail
Le télétravail peut présenter des défis techniques pour les employés. Une des solutions est de mettre en place un service dédié pour fournir un support technique au personnel en télétravail, ou encore en offrant une formation complète sur l’utilisation des applications et des plateformes nécessaires pour le travail à distance, telless que les applications de visioconférence, de collaboration en ligne, et les méthodes de sécurité informatique.
5. Favoriser un environnement hybride inclusif et égalitaire
Privilégiez l’organisation de sessions de sensibilisation et de formation sur l’importance de l’inclusion des personnes en situation de handicap dans le milieu de travail hybride. Ces sessions pourraient inclure des ateliers sur la sensibilisation aux besoins spécifiques des personnes handicapées et sur la création d’un environnement accessible à tous, à ne pas négliger dans le projet.
6. Faciliter l’accès aux ressources et aux informations nécessaires à distance
Pour être efficace, il est important de prévoir des applications accessibles par toutes les équipes sur site ou en télétravail. Ces applications peuvent inclure des espaces de stockage cloud pour les documents et fichiers partagés, des plateformes de communication instantanée pour chatter et des applications de gestion de projets pour suivre le progrès et collaborer sur des tâches lorsqu’on est en télétravail.
7. Mettre en place des objectifs, des délais et des réunions pour maintenir le rythme de travail
L’un des conseils clés pour y parvenir consiste à mettre en place des objectifs clairs SMART (spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et temporellement définis), des délais précis réalistes pour les projets pour maintenir une dynamique efficace et des réunions régulières. Ces éléments fournissent un cadre structuré qui aide à rester concentré. Une application de gestion du travail hybride et télétravail permet de suivre facilement les statistiques utiles.
8. Mettre en place des espaces de repos et des zones de convivialité
L’instauration de zones de repos bien conçues offre aux employés la possibilité de se ressourcer et de recharger les batteries durant les pauses. Ces espaces fournissent un havre de paix où les collaborateurs peuvent se détendre, méditer ou simplement s’éloigner temporairement de leur poste, favorisant ainsi une récupération physique et mentale nécessaire pour maintenir un haut niveau de performance.
9. Définir une journée en présentiel commune pour toute l’équipe
La mise en place d’une journée spécifique où tous les membres se retrouvent en présentiel au bureau offre une opportunité précieuse pour renforcer les liens sociaux et professionnels.
10. Adopter un outil de réservation d’espaces de travail simple
Un outil de réservation est une application permettant de prendre en compte les nouveaux modes d’organisation du travail en hybride et télétravail. Les fonctionnalités telles que la réservation à distance et la visualisation des disponibilités en temps réel des postes de travail disponibles permettent de planifier facilement la présence en fonction de la présence de ses collègues par exemple ou du choix d’emplacement de bureau par les autres membres de l’équipe d’un même projet.
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