Le bon logiciel pour gérer vos réunions ? le benchmark 2025

Gérer efficacement les réservations de salles de réunion est devenu un enjeu stratégique pour les entreprises, en particulier avec la montée en puissance du travail hybride. De nombreux éditeurs proposent des logiciels spécialisés, mais tous ne répondent pas aux mêmes besoins. Nous avons passé au crible les solutions les plus populaires du marché : Witco, Roomzilla, Yarooms… Quels sont leurs points forts ? Leurs limites ? Et surtout, quelles alternatives existent pour les contourner ? Découvrez notre comparatif objectif 2025 des solutions de meeting management.

1. Roomzilla, Simple, mais limité pour les entreprises exigeantes

Points forts de Roomzilla

Roomzilla propose :

• Interface épurée et intuitive, prise en main rapide.
• Intégration native avec Google Workspace et Outlook.
• Solution économique, adaptée aux PME.

Limites de Roomzilla

• Personnalisation et gestion avancée des droits utilisateurs limités.
• Fonctionnalités mobiles basiques, pas toujours ergonomiques.
• Reporting et statistiques peu développés.

Roomzilla est une bonne porte d’entrée pour une structure simple, mais montre vite ses limites en environnement corporate.

La solution Hamilton

Hamilton propose une gestion fine des droits utilisateurs, des apps mobiles ergonomiques et un module de reporting complet. Une application mobile complète, et une interface personnalisable selon la charte de l’entreprise. Parfait pour les grandes structures aux besoins spécifiques et pour les entreprises qui ont besoin d’une solution évolutive et adaptable à leurs processus.

2. Witco, Une plateforme tout-en-un… trop généraliste ?

Points forts de Witco

• Offre tout-en-un : gestion espaces, services, bien-être, IT.
• Centralisation des services facilitant la vie des collaborateurs.

Limites de Witco

• Interface complexe pour l’usage, apprentissage plus long.
• Surabondance de fonctionnalités parfois peu utilisées et non liées à la réunion.
• Coût élevé qui ne correspond pas toujours à la valeur apportée en gestion de réunion, fonctionnalité basique.

Witco séduit par sa vision « Workplace global », mais peut frustrer ceux qui cherchent avant tout une gestion de salles performante et simple.

La solution Hamilton

Hamilton se concentre sur la gestion simple, rapide et efficace des salles, sans fonctionnalités superflues. Une interface fluide favorise une adoption rapide par tous les collaborateurs.

Résultat : une adoption utilisateur bien plus rapide, sans surcharge fonctionnelle.

3. Yarooms, Conforme RGPD, mais peu flexible

Points forts de Yarooms

Yarooms est apprécié pour :

• Sa conformité RGPD respectée.

• Son déploiement rapide, interface claire.
• Ses fonctionnalités basiques solides.

Limites de Yarooms

• Faible personnalisation et intégrations limitées.
• Fonctionnalités mobiles incomplètes.
• Tarification Peu adapté aux grandes structures multisites.

Yarooms est robuste mais peut manquer de flexibilité pour les grandes entreprises internationales.

La solution Hamilton

Hamilton propose une architecture modulaire, des intégrations SSO, Active Directory, et des déploiements multisites déjà en place chez de grands groupes, Hamilton offre une solution taillée pour les grandes organisations, tout en restant conforme RGPD.

5. Tableau comparatif des fonctionnalités clés

Pour vous aider à y voir plus clair, voici un tableau synthétique des fonctionnalités essentielles d’un bon logiciel de gestion de salle de réunion. Il met en lumière les différences marquantes entre les solutions du marché… et la manière dont Hamilton Meeting se positionne comme une solution complète et équilibrée.

✅ = Fonctionnalité complète / 🔶 = Fonctionnalité partielle / ❌ = Fonctionnalité absente

Fonctionnalité	Roomzilla	Witco	Yarooms	Hamilton Meeting
Réservation mobile intuitive	🔶	🔶	🔶	✅
Gestion multisite	❌	🔶	🔶	✅
Intégration Outlook/Teams	✅	✅	✅	✅
Personnalisation avancée	❌	🔶	❌	✅
Statistiques et reporting avancés	❌	🔶	✅	✅
Prix adapté grandes entreprises	❌	❌	🔶	✅
Support et accompagnement local	🔶	❌	🔶	✅

6. À chaque outil son profil d’entreprise

Chaque solution répond à des besoins spécifiques, mais toutes ne sont pas conçues pour accompagner les entreprises dans leur croissance ou répondre à des exigences élevées en matière de conformité, d’intégration ou d’ergonomie.

Logiciel	Profil visé	Limites à connaître
Roomzilla	TPE/PME qui veulent une solution rapide à mettre en place.	Peu de personnalisation, pas adaptée aux structures complexes ou aux environnements RGPD stricts.
Witco	Grandes structures cherchant à centraliser tous leurs services dans un seul outil.	Complexe à prendre en main, surchargée en fonctionnalités non liées à la réunion, coûteuse pour un usage ciblé.
Yarooms	Organisations sensibles à la conformité RGPD, ayant des besoins simples.	Peu flexible, difficile à adapter aux environnements multisites ou à forte évolution.
Hamilton Meeting	Entreprises en croissance, multisites, soucieuses de l’expérience utilisateur, de la conformité, et de la performance en gestion de réunions.	Une solution évolutive, centrée sur l’efficacité, l’ergonomie, et l’intégration aux outils du quotidien (Outlook, Teams, etc.).

7. Notre sélection 2025, Quelle solution choisir selon vos priorités ?

Vous cherchez avant tout la simplicité ? Roomzilla peut suffire.
Un besoin de centraliser tous les services du bureau ? Witco a la vision.
Vous mettez la conformité RGPD au premier plan ? Yarooms fait le job.

Mais si vous avez besoin d’une expérience fluide, de fonctionnalités pensées pour les utilisateurs, d’une évolutivité et d’un accompagnement local, alors Hamilton Meeting coche toutes les cases.

En conclusion, Choisir un logiciel qui évolue avec votre entreprise

Entre solutions ultra spécialisées ou plateformes généralistes, le bon outil de gestion de salle dépend surtout de votre priorité métier.
Hamilton Meeting a été conçu pour accompagner les entreprises au quotidien, dans une logique de croissance, de productivité et de confort utilisateur. Simple, puissant, évolutif.
Et si finalement, le meilleur logiciel, c’était celui qui ne fait pas de compromis ?