Aidez vos hôtesses à prioriser, passer vos visiteurs en VIP

La priorisation est la première étape de l’organisation. Savoir quelle tâche sera traitée en premier, quelle tâche est la plus urgente, importante, critique parfois. Tout problème mérite une gestion claire et adéquate pour répondre au mieux au défi qu’il nous propose. L’accueil de visiteurs ne manque pas à cette règle. Sur des sites où de nombreux visiteurs sont attendus chaque jour, les hôtesses en poste se retrouvent facilement débordées et surchargées. Surcharge qui mène inexorablement à des erreurs et une erreur ne fait jamais très professionnel à la vue d’un client potentiel surtout si c’est un client important ou VIP.

Des hôtesses à accompagner pour gérer les visiteurs

Le métier d’hôte ou d’hôtesse est indispensable à toute entreprise, permettant de délivrer du temps à des collaborateurs ayant des postes sur lesquels ils peuvent dès lors se concentrer pleinement. Les agents d’accueil sont une part importante de l’image que se fait un visiteur des locaux qu’il visite, voir même la plus importante, car la première impression qui ne dure que 20 secondes est celle qui caractérise le reste l’interaction. Si elle a été mauvaise, il y a de forte chance que la suite ne soit pas meilleure. Ici ce sont les hôtes et hôtesses qui sont chargés de ce rôle capital, s’ils ratent, le visiteur part sur de mauvaises bases avec vous et votre entreprise.

Pour aider ce poste crucial, il faut des outils sérieux et qui aiguilleront les métiers de l’accueil au mieux dans la gestion des visiteurs qu’ils auront à appréhender.

Des outils et des options comme le VIP pour épauler hôtesses et visiteurs

Le statue VIP est une option à ajouter sur la fiche d’un visiteur pour le différencier du flot de visites et mieux adapter son accueil

Pour accompagner les hôtesses dans leur dur labeur, il faut donc être à la page. Un carnet est certes une solution économique mais manquant bien trop de sécurité et venant d’un autre temps. On s’y perd, on s’emmêle même avec la meilleure volonté du monde et parfois on perd ledit carnet… Vraiment il n’y a pas moins professionnel sur le marché que cette fausse bonne solution et ne parlons pas du respect du RGPD. Aujourd’hui il faut être à la pointe des outils pour aider ces collaborateurs, et pour ceci des outils comme Hamilton Visitor existe, avec à bord de nombreuses options créées et mises à disposition pour s’adapter à chaque situation comme :

• Le préenregistrement de visite par vos collaborateurs pour que vos hôtesses soient notifiées des futures arrivées et puissent les préparer.
• L’entrée de groupe de visiteurs, pour faire gagner du temps à vos hôtesses quand c’est un groupe que vous devez recevoir.
• L’enregistrement manuel ou électronique des justificatifs d’identité de vos visiteurs pour éviter tout problème de sécurité.
• La gestion d’un parking visiteur et résident.

Le but est ici d’aider au bon fonctionnement d’un accueil avec un outil centralisant toutes les tâches qui peuvent aujourd’hui être éparpillées et menées à de la désorganisation. Désormais, avec des solutions adéquates, vos équipes disposeront d’un outil clair et facile d’utilisation permettant de :

• Centraliser les demandes de visites de vos collaborateurs
• Vérifier l’identité des visiteurs pour éviter tout problème sur vos sites.
• Distribuer des badges aux visiteurs pour leur permettre d’accéder aux parties du site où ils sont autorisés à aller.
• Personnaliser des fiches visiteurs pour gérer avec soin leur visite et les aiguiller au mieux.

Idéal pour une gestion plus intelligente de votre flux de visiteurs, mais il faut aussi que ces solutions s’adaptent à vos besoins plus particuliers.

La nécessité de différencier les visiteurs avec l’option VIP

La priorisation de visiteur est une mesure classique dans le monde professionnel. En effet, chaque visite est importante mais chacune doit être réglé avec un soin particulier et différent d’une autre.

Pour des petites structures, la gestion du nombre de visiteurs et de leurs besoins est encore gérable, quoique parfois mal suivies au vu de la diversité des profils que les hôtesses peuvent rencontrer. Pour des plus grandes structures et même si le nombre d’agent d’accueil est multiplié, il n’en reste pas moins compliqué de gérer toutes les demandes avec soin.

Dans les deux cas, il faut pour une plus grande efficacité, utiliser un outil sur-mesure, avec des options d’utilisation permettant d’accueillir au mieux chaque visiteur. L’option VIP est l’une d’elle, permettant de différencier un visiteur plus « lambda » d’un autre plus important, avec de potentielles demandes particulières pour sa bonne réception. Elles peuvent être précisées par vos collaborateurs sur le préenregistrement. Ces modifications sont trouvables sur la fiche de visite, via la messagerie interne de l’outil que peuvent consulter vos hôtesses pour s’adapter à chaque visiteur.

Aider vos hôtesses à gérer vos visiteurs pour plus de professionnalisme

L’accueil est la première partie de votre entreprise que verra un visiteur. Un manque de professionnalisme visible donnera une mauvaise image globale de vos équipes, d’autant plus si des erreurs sont commises à cause de la surcharge de travail et de demande infligée à votre hôtesse.

Il est donc nécessaire de passer à une nouvelle étape dans votre développement et de mettre un pied dans le futur. Votre gestion des visiteurs ne doit plus qu’être assuré par une seule personne, des solutions intelligentes doivent accompagner vos équipes avec des options adéquates à leur gestion de visiteurs et aux demandes probables de ses derniers.

Avec la bonne solution, toutes ces questions seront solutionnées grâce à un outil Visitor intelligent, flexible et facile d’utilisation. Un véritable support pour vos équipes d’accueil. Grâce à sa multitude de fonctionnalités et d’options, vos collaborateurs se verront aider dans leurs tâches quotidiennes, via des priorisations comme avec l’outil VIP ou de l’automatisation comme avec l’enregistrement de carte d’identité ou de permis ou encore l’accueil simultané de groupe de visiteurs.

La base d’un service est souvent l’accueil, rendez le vôtre le plus efficace grâce à Hamilton Visitor !