Dans tout bâtiment d’entreprise, l’espace de travail est primordial. Le facility influence la qualité des résultats et améliore le quotidien de tous les collaborateurs d’une société. Le facility management est un pilier essentiel pour garantir la bonne organisation de bâtiments. Il assure la performance de l’environnement de travail, organise la réservation des salles de réunion, la sécurité des occupants, l’optimisation des ressources de l’entreprise et tant d’autres aspects grâce à l’utilisation de logiciels adaptés.  

Les avantages de nommer un facility manager dans l’entreprise   

Le facility manager impacte considérablement les infrastructures et services des bâtiments. Il supervise les aspects techniques, assure la qualité, et gère les salles de réunion. Il utilise des logiciels spécialisés pour la maintenance, l’administration et la coordination des prestations dans les bâtiments. Le facility manager dirige également le budget, négocie les contrats et met en œuvre des stratégies durables. Grâce à son expertise, il crée un environnement efficace et agréable, améliorant la productivité et le bien-être des employés.

Quelles sont les missions d’un Facility manager ? 

Lorsqu’on fait du facility management, on s’occupe de l’intégralité des fonctionnements de son bâtiment (espaces, salles de réunion, matériel et autres) en s’assurant de leur qualité. La direction facility assure la maintenance des équipements, coordonne les services de la société, veille au respect du budget de fonctionnement et optimise l’utilisation des espaces dans son bâtiment (bureaux, coworking ou encore espaces de réunion. Un facility manager veille également à la sécurité des collaborateurs dans son bâtiment et à la communication entre les différents départements et prestataires externes pour maintenir des standards élevés. En résumé, il joue un rôle central dans la création d’un environnement fonctionnel, sûr, productif et de qualité. Sa mission est de garantir, à travers l’utilisation de logiciels adaptés, une performance optimale dans tous les aspects de la gestion des installations.  

Améliorer l’organisation de tout le bâtiment  

Un FM assure la performance de l’ensemble du bâtiment de l’entreprise. Il coordonne et améliore l’organisation dans tout le bâtiment. Les salles de réunion dans un bâtiment sont très utilisées et celui qui s’occupe de la gestion des salles de réunion est le facility manager. Polyvalent, il s’assure que l’ensemble des collaborateurs ait accès de manière efficace aux salles de réunion dans le bâtiment. Pour cela, il récolte et analyse de nombreuses données sur le bâtiment (salles de réunion, accueil, bureaux ou autres espaces) pour axer ses améliorations en fonction de ses rapports. En cas d’urgence, il déploie des plans de continuité et organise des exercices d’évacuation. Pour ainsi dire, la présence d’un département facility dans une entité garantit un bâtiment de qualité avec une organisation optimale et un bon environnement, soutenant la prospérité de l’entreprise.   

Réduction des coûts immobiliers pour le facility    

L’administration budgétaire et la négociation de contrats sont des missions essentielles pour un facility manager. En charge de gérer les ressources des installations et services, le FM doit élaborer et surveiller les budgets des espaces de réunion et autres lieux. De plus, il doit négocier des contrats avec les prestataires externes pour maintenir un bâtiment de qualité. Une gestion budgétaire efficace et des contrats bien négociés permettent de réaliser des économies et de garantir la performance et la fiabilité des prestations au sein du bâtiment. C’est pourquoi des logiciels spécialisés aident les facility managers dans ces tâches.

Comment devenir facility manager ?

Pour être facility manager, il est recommandé de posséder au minimum un diplôme de niveau Bac+2 dans les domaines de l’immobilier, du bâtiment ou de l’administration d’entreprise. Cependant, les employeurs apprécient de plus en plus les candidats titulaires d’un Bac+5 avec une spécialisation en Facility Management. En moyenne, en France, un FM perçoit un salaire annuel brut compris entre 40 000 et 45 000 euros.  

Les outils utiles pour le facility manager    

Un FM a besoin de logiciels efficaces pour assurer la qualité de la maintenance, de l’organisation du bâtiment et des prestations de sa société. Des logiciels optimisent la gestion des espaces de travail, comme les salles de réunion, en respectant une planification minutieuse. Ils aident aussi à suivre et répondre rapidement aux demandes des collaborateurs, comme les réparations ou aménagements. Le département facility utilise également des logiciels pour organiser les accès, assurant sécurité et confidentialité dans le bâtiment. En résumé, un FM s’appuie sur de nombreux logiciels pour faciliter la coordination, le suivi et l’optimisation des activités liées à la gestion des installations, maintenant ainsi un haut niveau de qualité. 

Pilotage et optimisation des espaces de travail   

Pour les services facility, les logiciels de gestion d’espace sont incontournables pour assurer la gestion des bâtiments. Il est difficile d’organiser les salles de réunion avec un tableau manuel pour le facility manager. La réservation de salles de réunion par un logiciel est un gain de temps énorme. Cela permet de cartographier précisément les zones du bâtiment, de gérer les réservations de ces salles de réunion et de surveiller l’occupation des espaces, fournissant ainsi des rapports de qualité. Ces logiciels aident le service facility à planifier son bâtiment, à optimiser l’utilisation des ressources et à créer un environnement de travail efficace et collaboratif.

Gestion des demandes d’interventions  

Un facility manager compte sur des logiciels permettant de gérer efficacement les demandes de services des collaborateurs dans tout le bâtiment (besoins en salles de réunion, d’impression, etc). Ces outils permettent la centralisation des demandes, leur suivi, l’attribution des tâches et la communication avec les parties concernées. Ces logiciels assurent ainsi une réactivité accrue, améliorant la qualité du service et la satisfaction des collaborateurs tout en facilitant l’analyse des données pour une organisation optimale et de qualité pour les installations comme les salles de réunion ou les bureaux des collaborateurs. 

Renforcer la sécurité avec le contrôle d’accès 

Les logiciels de gestion du systèmes d’accès sont indispensables pour gérer les entrées et sorties dans un bâtiment (accueil, salles de réunion, etc). Ils permettent de contrôler les habilitations, d’attribuer des badges et de suivre en temps réel les personnes nécessaires. Ces logiciels garantissent la qualité et la sécurité d’un bâtiment tout en simplifiant l’administration quotidienne des accès, assurant ainsi un environnement de travail en toute sécurité.

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