Les 8 pratiques à adopter pour un télétravail efficace et harmonieux

Le confinement imposé en 2020 a marqué un profond changement dans notre façon de penser le travail. Le télétravail s’est imposé à beaucoup d’entreprises, et est devenu aujourd’hui une norme pour un grand nombre d’entre elles, bien que cette pratique était encore marginale quelques années en arrière en France. En 2019, 22% des entreprises avaient recours au télétravail. En 2023, ce sont 47% d’entre elles qui le pratiquent, montrant une adhésion nouvelle et importante à ce fonctionnement. Et pour cause, de nombreuses entreprises ont été conquises par les avantages indéniables que présente le télétravail. Augmentation de la productivité, réduction du taux d’absentéisme, amélioration du bien-être des salariés, réduction de coût immobilier, ce sont autant d’avantages qui contribuent au succès de l’entreprise dès lors que le télétravail est bien exécuté. Cependant, une mauvaise exécution peut provoquer les effets inverses, néfastes pour l’entreprise.

Nous vous proposons donc 8 bonnes pratiques à adopter pour tirer profit des avantages du télétravail tout en évitant ses écueils.

1. Etablir des politiques de télétravail claires

Il est possible que la transition du 100% bureau au télétravail perturbe vos collaborateurs. Pour garantir le succès de cette nouvelle approche du travail, caractérisée par l’intégration au bureau du télétravail et du flex office, il est essentiel d’en définir les contours, avec des règles et attentes bien définies. La charte du télétravail est le document qu’il vous faut. Elle aborde notamment :

Les jours de télétravail autorisés et les jours où la présence au bureau est requise.
Les lieux de télétravail acceptés (le domicile de l’employé, les espaces de coworking…) et les exigences en matière d’équipement.
Les horaires de travail pendant les périodes de télétravail, y compris les disponibilités pour les réunions et les communications.

Les avantages de la charte sont multiples : pour les employés, elle offre un accès transparent à toutes les informations nécessaires sur les conditions du télétravail. Pour les employeurs, elle permet de mieux organiser l’occupation des bureaux en semaine, évitant ainsi que tous les employés partent en télétravail les mêmes jours.

2. Promouvoir un esprit de confiance au bureau

Lors du passage du bureau au télétravail et flex working dans l’entreprise, l’un des principaux défis pour les managers est de gérer le travail des employés sans les voir physiquement au bureau. Nombre d’entre eux tombent dans le piège du micro-management, en voulant contrôler de manière excessive les tâches des salariés.

Pour éviter cet écueil, il est nécessaire d’adopter une approche basée sur la confiance mutuelle plutôt que sur une surveillance excessive. Concentrez-vous sur les résultats plutôt que sur le temps de travail. Fixez des objectifs clairs avec des échéances, puis laissez aux employés la liberté de choisir leurs méthodes. De plus il est important que vous soyez disponible pour répondre à leurs interrogations et que vous les encouragiez à partager régulièrement leur progression.

3. Fournir le matériel adéquat pour un travail dans de bonnes conditions

Lors de l’instauration, au bureau, du télétravail et du flex working, il est impératif de créer l’environnement idéal alliant confort, ergonomie et efficacité pour vos collaborateurs.

En télétravail, assurez-vous de leur fournir les équipements indispensables à leur travail, tels qu’un ordinateur, une chaise ergonomique, un bureau adapté, un casque pour les appels et les réunions en ligne.

Au bureau, réorganisez vos salles pour créer des espaces flexibles et collaboratifs, adaptés au travail hybride.

4. Investir dans de bons outils de collaboration en flex

Le travail à distance nécessite l’utilisation d’outils performants et intuitifs pour faciliter la communication à distance entre les collaborateurs au bureau et en télétravail et garantir la continuité des projets. Pour cela, différents types de logiciels sont indispensables :

Les logiciels de communication, tels que Microsoft Teams ou Slack, qui permettent des échanges instantanés et fluides ;
Les logiciels de visioconférence, comme Zoom, sont essentiels pour les réunions à distance, et permettent d’avoir des discussions en face-à-face même à distance ;
Les solutions de partage de documents via le cloud telles que Dropbox, facilitant le partage et la collaboration sur les fichiers ;
Les logiciels de gestion de projets permettant d’assigner et de suivre les tâches de chacun, assurant ainsi une meilleure coordination.

5. Encouragez la communication régulière en télétravail

Pour maintenir une bonne cohésion d’équipe à distance, favorisez la communication régulière entre vos collaborateurs par des réunions en ligne ou en présentiel. Ces échanges facilitent le partage d’informations et aide à la reprise des projets dès le retour au bureau. Encouragez également les interactions sociales à distance pour compenser les moments perdus du quotidien. Organiser des pause-café virtuelles ou des déjeuners en ligne pour favoriser les échanges informels. Créez des espaces dédiés aux discussions non professionnelles pour renforcer le sentiment d’appartenance. Ces interactions maintiennent une atmosphère conviviale malgré la distance physique. Envisagez aussi des événements semi-présentiels, semi-virtuels pour inclure tous vos collaborateurs à la fois au bureau et en télétravail.

6. Garantir la sécurité informatique

Assurer la sécurité informatique est crucial lors du télétravail pour protéger les données sensibles de votre entreprise contre divers risques, tels que le vol de données. Voici différentes mesures que vous pouvez mettre en place :

Utiliser une connexion à distance sécurisée via un VPN (réseau privé virtuel) pour protéger les communications et les données échangées.
Encouragez l’utilisation exclusive d’outils professionnels sécurisés plutôt que d’outils personnels non protégés.
Veillez à ce que les logiciels et systèmes utilisés soient régulièrement mis à jour.
Utilisez des solutions antivirus efficaces pour renforcer la protection du système d’information (SI).
Assurez la sécurité des mots de passe professionnels avec l’authentification à deux facteurs par exemple.
Sensibilisez les employés aux bonnes pratiques informatiques.

7. Encourager l’équilibre vie professionnelle-vie personnelle

Avec le télétravail, les frontières entre vie personnelle et vie professionnelle se brouillent, pouvant engendrer des conséquences négatives pour vos collaborateurs, comme le burn-out. En tant que manager, vous devez veiller à préserver cet équilibre. Respectez le droit à la déconnexion en permettant à vos collaborateurs de ne pas répondre aux sollicitations en dehors des horaires de travail. Vous pouvez même interdire, les communications professionnelles pendant certaines plages horaires. Enfin, échangez régulièrement avec vos employés pour comprendre leurs besoins et contraintes en matière d’équilibre vie professionnelle-vie personnelle.

8. Installer un logiciel de gestion du flex office

Si vous décider, au bureau, le télétravail et le flex office, le moyen le plus simple et efficace de gérer l’espace de bureau est d’opter pour un logiciel spécialisé. Votre choix doit se porter sur un logiciel permettant d’identifier facilement la présence sur site et en télétravail, de réserver des bureaux en ligne en temps réel, de faciliter la collaboration entre équipes en réservant des espaces à proximité les unes des autres, d’analyser le taux d’occupation des salles.

Hamilton Deskbooking est un logiciel tout-en-un de gestion et réservation du flex office, idéal pour toutes entreprises souhaitant effectuer une transition facile vers le télétravail. Des questions ? Contactez-nous